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Fórmulas de Excel para la limpieza de datos comunes

Durante años, he utilizado la publicación como recurso para describir cómo hacer las cosas y mantener un registro para consultarlo más tarde. Un cliente nos entregó una ficha de datos de clientes que fue un desastre. Prácticamente todos los campos estaban mal formateados y, como resultado, no pudimos importar los datos. Si bien existen algunos complementos excelentes para que Excel realice la limpieza usando Visual Basic, ejecutamos Office para Mac, que no admite macros. En lugar de ello, buscamos fórmulas sencillas para ayudar. Pensé en compartir algunos de ellos aquí para que puedas usarlos.

Eliminar caracteres no numéricos

Los sistemas a menudo requieren que los números de teléfono se inserten en una fórmula específica de 11 dígitos con el código del país y sin puntuación. Sin embargo, la gente suele introducir estos datos con guiones y puntos. He aquí una excelente fórmula para eliminar todos los caracteres no numéricos en Excel. La fórmula revisa los datos en la celda A2:

=IF(A2="","",SUMPRODUCT(MID(0&A2,LARGE(INDEX(ISNUMBER(--MID(A2,ROW($1:$25),1))*
ROW($1:$25),0),ROW($1:$25))+1,1)*10^ROW($1:$25)/10))

Puede copiar la columna resultante y usar Editar> Pegar valores para escribir sobre los datos con el resultado correctamente formateado.

Evaluar varios campos con un OR

A menudo eliminamos registros incompletos de una importación. Los usuarios no se dan cuenta de que no siempre es necesario escribir fórmulas jerárquicas complejas y que en su lugar se puede escribir una declaración OR. Quiero verificar A2, B2, C2, D2 o E2 para ver si faltan datos en el siguiente ejemplo. Si falta algún dato, devolveré un 0; en caso contrario, un 1. Eso me permitirá ordenar los datos y eliminar los registros incompletos.

=IF(OR(A2="",B2="",C2="",D2="",E2=""),0,1)

Recortar y concatenar campos

Si sus datos tienen campos de Nombre y Apellido, pero su importación tiene un campo de nombre completo, puede concatenar los campos de manera ordenada usando la función Concatenar incorporada de Excel, pero asegúrese de usar TRIM para eliminar los espacios vacíos antes o después del texto. Envolvemos todo el campo con TRIM si uno de los campos no tiene datos:

=TRIM(CONCATENATE(TRIM(A1)," ",TRIM(B1)))

Compruebe la dirección de correo electrónico válida

Una fórmula bastante simple que busca tanto @ como . en una dirección de correo electrónico (no la estándar RFC

):

=AND(FIND(“@”,A2),FIND(“.”,A2),ISERROR(FIND(” “,A2)))

Extraer nombres y apellidos

A veces, el problema es el contrario. Sus datos tienen un campo de nombre completo, pero debe analizar el nombre y apellido. Estas fórmulas buscan el espacio entre el nombre y el apellido y toman texto cuando sea necesario. También maneja si no hay apellido o una entrada en blanco en A2.

=IFERROR(IF(SEARCH(" ",A2,1),LEFT(A2, SEARCH(" ",A2,1)),A2),IF(LEN(A2)>0,A2,""))

Y el apellido:

=IFERROR(IF(SEARCH(" ",A2,1),RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,1)),A2),"")

Limite el número de caracteres y agregue ...

¿Alguna vez quisiste limpiar tus meta descripciones? Si desea extraer contenido a Excel y luego recortarlo para usarlo en un campo de meta descripción (de 150 a 160 caracteres), puede hacerlo usando esta fórmula. Rompe limpiamente la descripción en un espacio y luego agrega…:

=IF(LEN(A1)>155,LEFT(A1,FIND("*",SUBSTITUTE(A1," ","*",LEN(LEFT(A1,154))-LEN(SUBSTITUTE(LEFT(A1,154)," ",""))))) & IF(LEN(A1)>FIND("*",SUBSTITUTE(A1," ","*",LEN(LEFT(A1,154))-LEN(SUBSTITUTE(LEFT(A1,154)," ","")))),"…",""),A1)

Por supuesto, estos no pretenden ser exhaustivos... ¡sólo algunas fórmulas rápidas para ayudarle a empezar! ¿Qué otras fórmulas te encuentras usando? Agréguelos en los comentarios y le daré crédito a medida que actualice este artículo.

Douglas Karr

Douglas Karr es CMO de AbrirINSIGHTS y el fundador de la Martech Zone. Douglas ha ayudado a docenas de nuevas empresas exitosas de MarTech, ha colaborado en la diligencia debida de más de $5 mil millones en adquisiciones e inversiones de Martech y continúa ayudando a las empresas a implementar y automatizar sus estrategias de ventas y marketing. Douglas es un orador y experto en transformación digital y MarTech reconocido internacionalmente. Douglas también es autor de una guía para principiantes y de un libro sobre liderazgo empresarial.

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