Acerca de su próxima reunión

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He estado pensando mucho en las reuniones recientemente. La publicación de Seth sobre eventos anuales de la empresa me inspiró a comenzar a formular esta publicación. Como persona con un negocio de un empleado, tengo que ser absolutamente cuidadoso con la cantidad de reuniones a las que asisto que no generan ingresos.

Todos los días, me invitan a una reunión, generalmente una taza de café o un almuerzo. La mayor parte del tiempo, son relaciones profesionales o incluso clientes potenciales, por lo que no generan ingresos. rápido, pero mañana puede conducir a algo. Estas reuniones son increíblemente emocionantes ... por lo general, se intercambian ideas o se elaboran estrategias sobre una empresa, su marketing o una tecnología en auge.

Sin embargo, eso es bastante diferente de cuando solía trabajar en grandes empresas que celebraban reuniones a diario. Las reuniones en las empresas son caras, interrumpen la productividad y, a menudo, son una absoluta pérdida de tiempo. Este es el tipo de reuniones que dañan la cultura de una empresa:

  • Reuniones realizadas para encontrar consenso. Lo más probable es que haya contratado a alguien que sea responsable de hacer el trabajo. Si está celebrando una reunión para decidir por ellos ... o peor ... para quitarles la decisión, está cometiendo un error. Si no confía en la persona para hacer el trabajo, despídala.
  • Reuniones para difundir consensos. Esto es un poco diferente ... generalmente lo sostiene el tomador de decisiones. Él o ella no confían en su decisión y están asustados por las repercusiones. Al realizar una reunión y obtener el consenso del equipo, están tratando de repartir la culpa y reducir su responsabilidad.
  • Reuniones para tener reuniones. No hay nada peor que interrumpir el día de alguien para la reunión diaria, semanal o mensual donde no hay agenda y no pasa nada. Estas reuniones son increíblemente caras para una empresa, a menudo cuestan miles de dólares.

Cada reunión debe tener un objetivo que no se pueda cumplir de forma independiente ... quizás una lluvia de ideas, comunicar un mensaje importante o dividir un proyecto y asignar tareas. Toda empresa debe establecer una regla: el invitado debe rechazar una reunión sin un objetivo ni una agenda.

Hace muchos años, asistí a una clase de liderazgo donde nos enseñaron cómo tener reuniones. Puede sonar gracioso, pero el costo de las reuniones para las grandes organizaciones es significativo. Al optimizar cada reunión, ahorró dinero, tiempo y desarrolló sus equipos en lugar de perjudicarlos.

Las reuniones de equipo tenían un líder, un escriba (tomar notas), un cronometrador (para asegurar que la reunión fue a tiempo), y un portero (mantener el tema). El cronometrador y el guardián cambiaban cada reunión y tenían plena autoridad para cambiar de tema o poner fin a una sesión.

Los últimos 10 minutos de cada reunión se utilizaron para desarrollar un Plan de ACCION. El plan de acción tenía 3 columnas: Quien, que y cuando. En cada acción se definía quién haría el trabajo, cuáles eran los entregables medibles y cuándo lo tendrían. El trabajo de los líderes era responsabilizar a las personas sobre los entregables acordados. Al instituir estas reglas para las reuniones, pudimos cambiar las reuniones de ser interrumpidas y comenzamos a hacerlas productivas.

Lo desafiaría a pensar en cada reunión que tiene, ya sea para generar ingresos, si es productiva y cómo las está administrando. Yo utilizo Calendly para programar mis reuniones ¡Y a menudo me pregunto cuántas reuniones tendría realmente si tuviera que pagar una tarifa con tarjeta de crédito para programarla! Si tuvieras que pagar tu próxima reunión con tu salario, ¿todavía lo tendrías?

3 Comentarios

  1. 1

    Doug, me gustaría programar una reunión contigo para discutir esto más. 🙂

    Una vez escuché a un comediante decir que las reuniones irían mucho más rápido en las corporaciones estadounidenses si el organizador comenzara la reunión pidiéndoles a todos que levanten la mano si todavía están trabajando en lo que sea en lo que estaban trabajando ayer.

  2. 2

    Awesome post! The “all meetings are optional” philosophy is actually a guidepost of a ROWE, which my company has been enjoying for a couple of years now. So many of us place value on the wrong things, like “face time”, or filling a chair at a preset time. Meetings and face time are great and have value in the right context but we should not allow these things to give us the illusion of productivity when it doesn’t make sense.

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