Acerca de su próxima reunión

Depositphotos 18597265 s

He estado pensando mucho en las reuniones recientemente. La publicación de Seth sobre eventos anuales de la empresa me inspiró a comenzar a formular esta publicación. Como persona con un negocio de un solo empleado, tengo que ser absolutamente cuidadoso con la cantidad de reuniones a las que asisto que no generan ingresos.

Todos los días me invitan a una reunión, por lo general a una taza de café o un almuerzo. La mayor parte del tiempo, son relaciones profesionales o incluso clientes potenciales, por lo que no generan ingresos. rápido, pero mañana puede conducir a algo. Estas reuniones son increíblemente emocionantes ... por lo general, se intercambian ideas o se elaboran estrategias sobre una empresa, su marketing o una tecnología en auge.

Sin embargo, eso es bastante diferente de cuando solía trabajar en grandes empresas que celebraban reuniones a diario. Las reuniones en las empresas son caras, interrumpen la productividad y, a menudo, son una absoluta pérdida de tiempo. Este es el tipo de reuniones que dañan la cultura de una empresa:

  • Reuniones realizadas para encontrar consenso. Lo más probable es que haya contratado a alguien que sea responsable de hacer el trabajo. Si está celebrando una reunión para decidir por ellos ... o peor aún ... para quitarles la decisión, está cometiendo un error. Si no confía en la persona para hacer el trabajo, despídala.
  • Reuniones para difundir consensos. Esto es un poco diferente ... normalmente lo tiene quien toma las decisiones. Él o ella no confían en su decisión y están asustados por las repercusiones. Al celebrar una reunión y obtener el consenso del equipo, intentan repartir la culpa y reducir su responsabilidad.
  • Reuniones para tener reuniones. No hay nada peor que interrumpir el día de alguien para la reunión diaria, semanal o mensual donde no hay agenda y no pasa nada. Estas reuniones son increíblemente caras para una empresa, a menudo cuestan miles de dólares.

Cada reunión debe tener un objetivo que no se pueda cumplir de forma independiente ... quizás una lluvia de ideas, comunicar un mensaje importante o dividir un proyecto y asignar tareas. Toda empresa debe establecer una regla: el invitado debe rechazar una reunión sin un objetivo ni una agenda.

Hace muchos años, asistí a una clase de liderazgo donde nos enseñaron cómo tener reuniones. Puede sonar gracioso, pero el costo de las reuniones para las grandes organizaciones es significativo. Al optimizar cada reunión, ahorró dinero, tiempo y desarrolló sus equipos en lugar de perjudicarlos.

Las reuniones de equipo tenían un líder, un escriba (tomar notas), un cronometrador (para asegurar que la reunión fue a tiempo), y un portero (mantener el tema). El cronometrador y el guardián cambiaban cada reunión y tenían plena autoridad para cambiar de tema o poner fin a una sesión.

Los últimos 10 minutos de cada reunión se utilizaron para desarrollar un Plan de ACCION. El plan de acción tenía 3 columnas: Quien, que y cuando. En cada acción se definía quién haría el trabajo, cuáles eran los entregables medibles y cuándo lo tendrían. El trabajo de los líderes era responsabilizar a las personas sobre los entregables acordados. Al instituir estas reglas para las reuniones, pudimos cambiar las reuniones de ser interrumpidas y comenzamos a hacerlas productivas.

Lo desafiaría a pensar en cada reunión que tiene, ya sea para generar ingresos, si es productiva y cómo las administra. Yo utilizo Calendly para programar mis reuniones ¡Y a menudo me pregunto cuántas reuniones tendría realmente si tuviera que pagar una tarifa con tarjeta de crédito para programarla! Si tuvieras que pagar tu próxima reunión con tu salario, ¿todavía lo tendrías?

3 Comentarios

  1. 1

    Doug, me gustaría programar una reunión contigo para discutir esto más. 🙂

    Una vez escuché a un comediante decir que las reuniones irían mucho más rápido en las corporaciones estadounidenses si el organizador comenzara la reunión pidiéndoles a todos que levanten la mano si todavía están trabajando en lo que sea en lo que estaban trabajando ayer.

  2. 2

    ¡Publicación impresionante! La filosofía de “todas las reuniones son opcionales” es en realidad una guía de un ROWE, que mi empresa ha estado disfrutando durante un par de años. Muchos de nosotros le damos valor a las cosas incorrectas, como "tiempo cara a cara" o llenar una silla a una hora preestablecida. Las reuniones y el tiempo presencial son excelentes y tienen valor en el contexto adecuado, pero no debemos permitir que estas cosas nos den la ilusión de productividad cuando no tiene sentido.

¿Qué piensas?

Este sitio usa Akismet para reducir el correo no deseado. Descubra cómo se procesan los datos de sus comentarios.