Estandarización de direcciones 101: beneficios, métodos y consejos

Estandarización de direcciones 101: beneficios, métodos y consejos

¿Cuándo fue la última vez que encontró que todas las direcciones en su lista siguen el mismo formato y no tenían errores? Nunca, ¿verdad?

A pesar de todos los pasos que su empresa puede tomar para minimizar los errores de datos, abordar los problemas de calidad de los datos, como faltas de ortografía, campos faltantes o espacios iniciales, debido a la entrada manual de datos, es inevitable. De hecho, el profesor Raymond R. Panko en su documento publicado destacó que los errores de datos de hojas de cálculo, especialmente de pequeños conjuntos de datos, pueden oscilar entre el 18 % y el 40 %.  

Para combatir este problema, la estandarización de direcciones puede ser una gran solución. Esta publicación destaca cómo las empresas pueden beneficiarse de la estandarización de datos y qué métodos y consejos deben considerar para lograr los resultados esperados.

¿Qué es la estandarización de direcciones?

La estandarización de direcciones, o normalización de direcciones, es el proceso de identificar y dar formato a los registros de direcciones de acuerdo con los estándares reconocidos del servicio postal tal como se establece en una base de datos autorizada como la del Servicio Postal de los Estados Unidos (USPS).

La mayoría de las direcciones no siguen el estándar USPS, que define una dirección estandarizada como una que está completamente deletreada, abreviada usando las abreviaturas estándar del Servicio Postal, o como se muestra en el archivo ZIP+4 del Servicio Postal actual.

Estándares de direccionamiento postal

La estandarización de las direcciones se convierte en una necesidad apremiante para las empresas que tienen entradas de direcciones con formatos inconsistentes o variables debido a la falta de detalles de la dirección (por ejemplo, códigos ZIP+4 y ZIP+6) o errores de puntuación, mayúsculas y minúsculas, espaciado y ortografía. Un ejemplo de esto se da a continuación:

Direcciones postales estandarizadas

Como se ve en la tabla, todos los detalles de la dirección tienen uno o varios errores y ninguno cumple con las pautas requeridas de USPS.

Estandarización de direcciones no debe confundirse con la coincidencia de direcciones y la validación de direcciones. Si bien existen similares, la validación de direcciones se trata de verificar si un registro de dirección se ajusta a un registro de dirección existente en la base de datos de USPS. La coincidencia de direcciones, por otro lado, se trata de hacer coincidir dos datos de direcciones similares para determinar si se refiere a la misma entidad o no.

Beneficios de estandarizar direcciones

Aparte de las razones obvias de la limpieza de anomalías de datos, la estandarización de direcciones puede proporcionar una serie de beneficios para las empresas. Éstas incluyen:

  • Ahorre tiempo verificando direcciones: sin estandarizar las direcciones, no hay forma de sospechar si la lista de direcciones utilizada para la campaña de correo directo es correcta o no, a menos que los correos sean devueltos o no tengan respuesta. Al normalizar las diferentes direcciones, el personal puede ahorrar una cantidad sustancial de horas de trabajo al revisar cientos de direcciones postales para verificar su precisión.
  • Reduzca los costos de envío: Las campañas de correo directo pueden generar direcciones incorrectas o incorrectas que pueden crear problemas de facturación y envío en las campañas de correo directo. La estandarización de las direcciones para mejorar la consistencia de los datos puede reducir los correos devueltos o no entregados, lo que da como resultado tasas de respuesta de correo directo más altas.
  • Eliminar direcciones duplicadas: la variación de formatos y direcciones con errores puede resultar en el envío del doble de correos electrónicos a los contactos, lo que puede reducir la satisfacción del cliente y la imagen de marca. La limpieza de sus listas de direcciones puede ayudar a su empresa a ahorrar costos de entrega desperdiciados.

¿Cómo estandarizar las direcciones?

Cualquier actividad de normalización de direcciones debe cumplir con las pautas de USPS para que valga la pena. Usando los datos resaltados en la Tabla 1, así es como aparecerán los datos de dirección después de la normalización.

Antes y después de la estandarización de direcciones

La estandarización de direcciones implica un proceso de 4 pasos. Esto incluye:

  1. Importar direcciones: reúna todas las direcciones de múltiples fuentes de datos, como hojas de cálculo de Excel, bases de datos SQL, etc., en una sola hoja.
  2. Datos de perfil para inspeccionar errores: realizar perfiles de datos utilizando para comprender el alcance y el tipo de errores presentes en su lista de direcciones. Hacer esto puede darle una idea aproximada de las posibles áreas problemáticas que requieren solución antes de llevar a cabo cualquier tipo de estandarización.  
  3. Limpie los errores para cumplir con las pautas de USPS: Una vez que se detectan todos los errores, puede limpiar las direcciones y estandarizarlas de acuerdo con las pautas de USPS.
  4. Identifique y elimine direcciones duplicadas: Para identificar cualquier dirección duplicada, puede buscar conteos dobles en su hoja de cálculo o base de datos o usar direcciones exactas o coincidencia difusa para deduplicar las entradas.

Métodos de estandarización de direcciones

Hay dos enfoques distintos para normalizar direcciones en su lista. Éstas incluyen:

Scripts y herramientas manuales

Los usuarios pueden encontrar manualmente secuencias de comandos y complementos para normalizar las direcciones de las bibliotecas a través de varios

  1. Lenguajes de programación: Python, JavaScript o R pueden permitirle ejecutar coincidencias de direcciones aproximadas para identificar coincidencias de direcciones inexactas y aplicar reglas de estandarización personalizadas para adaptarse a sus propios datos de direcciones.
  2. Repositorios de codificación: GitHub proporciona plantillas de código y USPS API integración que puede utilizar para verificar y normalizar direcciones.  
  3. Interfaces de programación de aplicaciones: Servicios de terceros que se pueden integrar a través de API para analizar, estandarizar y validar direcciones de correo.
  4. Herramientas basadas en Excel: complementos y soluciones como YAddress, AddressDoctor Excel Plugin o excel VBA Master pueden ayudarlo a analizar y estandarizar sus direcciones dentro de sus conjuntos de datos.

Algunos beneficios de seguir esta ruta son que es económico y puede normalizar rápidamente los datos para conjuntos de datos pequeños. Sin embargo, el uso de dichos scripts puede desmoronarse más allá de unos pocos miles de registros y, por lo tanto, no son adecuados para conjuntos de datos muy grandes o aquellos dispersos en fuentes dispares.

Software de verificación de direcciones

También se puede utilizar un software estándar de verificación y normalización de direcciones para normalizar los datos. Por lo general, estas herramientas vienen con componentes específicos de validación de direcciones, como una base de datos de USPS integrada, y tienen componentes de limpieza y perfilado de datos listos para usar junto con algoritmos de coincidencia aproximada para estandarizar direcciones a escala.

También es importante que el software tenga CASS título o certificación de USPS y cumple con el umbral de precisión requerido en términos de:

  • Codificación de 5 dígitos: aplicación del código postal de 5 dígitos faltante o incorrecto.
  • Codificación ZIP+4: aplicación del código de 4 dígitos faltante o incorrecto.
  • Indicador de entrega residencial (RDI) – determinar si una dirección es o no residencial o comercial.
  • Validación de punto de entrega (PDS) – determinar si una dirección se puede entregar o no hasta el número de suite o apartamento.
  • Línea de viaje mejorada (eLOT) – un número de secuencia que indica la primera ocurrencia de entrega realizada al rango adicional dentro de la ruta del transportista, y el código ascendente/descendente indica el orden de entrega aproximado dentro del número de secuencia. 
  • Enlace del sistema de conversión de direcciones localizables (Enlace LACS) – un método automatizado para obtener nuevas direcciones para los municipios locales que han implementado un sistema de emergencia 911.
  • siguienteEnlace® permite a los clientes proporcionar información mejorada de direcciones comerciales agregando información secundaria conocida (conjunto) a las direcciones comerciales, lo que permitirá la secuencia de entrega de USPS donde de otro modo no sería posible.
  • Y más…

Las principales ventajas son la facilidad con la que puede verificar y estandarizar los datos de direcciones almacenados en sistemas dispares, incluidos CRM, RDBM y repositorios basados ​​en Hadoop, y geocodificar datos para generar valores de longitud y latitud.

En cuanto a las limitaciones, estas herramientas pueden costar mucho más que los métodos manuales de normalización de direcciones.

¿Qué método es mejor?

Elegir el método correcto para mejorar sus listas de direcciones depende completamente del volumen de sus registros de direcciones, la pila de tecnología y el cronograma del proyecto.

Si su lista de direcciones tiene menos de cinco mil registros, estandarizarla a través de Python o JavaScript puede ser una mejor opción. Sin embargo, si lograr una única fuente de verdad para las direcciones utilizando datos dispersos en múltiples fuentes de manera oportuna es una necesidad apremiante, entonces un software de estandarización de direcciones certificado por CASS puede ser una mejor opción.