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Reuniones: la muerte de la productividad estadounidense

Las reuniones en las empresas son costosas, interrumpen la productividad y, a menudo, son una absoluta pérdida de tiempo. Aquí hay tres tipos de reuniones que dañan la productividad de un negocio y pueden dañar irremediablemente la cultura:

  • Reuniones para evitar la rendición de cuentas. Lo más probable es que haya contratado a alguien responsable para realizar el trabajo. Si estás celebrando una reunión para decidir por ellos... o peor aún... para quitarles la decisión, estás cometiendo un error. Si no confía en la persona para hacer el trabajo, despídala.
  • Reuniones para difundir consensos. Esto es un poco diferente... típicamente sostenido por el tomador de decisiones. Él o ella no está seguro de su decisión y tiene miedo de las repercusiones. Al celebrar una reunión y obtener el consenso del equipo, desean repartir la culpa y reducir su responsabilidad.
  • Reuniones para tener reuniones. No hay nada peor que interrumpir el día de alguien para la reunión diaria, semanal o mensual donde no hay agenda y no pasa nada. Estas reuniones son increíblemente costosas para una empresa, a menudo cuestan miles de dólares cada una.

Cada reunión debe tener un objetivo que no se pueda cumplir de forma independiente... tal vez una lluvia de ideas, comunicar un mensaje importante o desglosar un proyecto y asignar tareas. Toda empresa debe establecer una regla: una reunión sin un objetivo y una agenda debe ser negada por el invitado.

Por qué las reuniones apestan

¿Por qué las reuniones apestan? ¿Qué pasos puede tomar para que las reuniones sean productivas? He tratado de responder a todas esas preguntas en esta presentación humorística (pero honesta) sobre las reuniones que hice hace una década.

Esta es una vista mejorada de la presentación que hice en persona. Esta presentación sobre Reuniones ha estado viniendo por un tiempo, he escrito sobre reuniones y productividad en el pasado. He asistido a un montón de reuniones y la mayoría de ellas han sido una terrible pérdida de tiempo.

Cuando comencé mi propio negocio, descubrí que dejé mucho tiempo para perder mi agenda con las reuniones. Ahora soy mucho más disciplinado. Si tengo trabajo o proyectos que hacer, comienzo a cancelar y reprogramar reuniones. Si está consultando para otras empresas, su tiempo es todo lo que tiene. Las reuniones pueden consumir ese tiempo más rápido que casi cualquier otra actividad.

En una economía en la que la productividad debe aumentar y los recursos están disminuyendo, es posible que desee examinar más de cerca las reuniones para encontrar oportunidades para mejorar ambas.

Algunas personas se rascan la cabeza cuando llego tarde a una reunión o por qué rechazo sus reuniones. Piensan que es de mala educación que llegue tarde ... o no me presente en absoluto. Lo que nunca reconocen es que nunca llego tarde a una reunión digna. Creo que es de mala educación que hayan celebrado la reunión o que me hayan invitado en primer lugar.

10 reglas para reuniones

  1. Las reuniones dignas deben tener un agenda eso incluye quién está presente, por qué cada uno de ellos está allí y cuál es el objetivo de la reunión.
  2. Se convocan reuniones dignas cuando sea necesario. Las reuniones que están en un horario repetido deben cancelarse si no hay una meta que se logrará en la reunión de ese día.
  3. Las reuniones dignas reúnen las mentes adecuadas para trabajar como un equipo para resolver un problema, desarrollar un plan o implementar una solución. Cuanta más gente se invite, más difícil será lograr el consenso.
  4. Las reuniones dignas no son el lugar para atacar o tratar de avergonzar a otros miembros.
  5. Las reuniones dignas son un lugar de respeto, inclusión, trabajo en equipo y apoyo.
  6. Las reuniones dignas comienzan con un conjunto de metas para completar y terminar con un plan de acción de quién, qué y cuándo hará el trabajo.
  7. Las reuniones dignas tienen miembros que mantienen el tema encaminado para que el tiempo colectivo de todos los miembros no se desperdicie.
  8. Las reuniones dignas deben tener un Ubicación eso es bien conocido de antemano por todos los miembros.
  9. Las reuniones dignas no son el lugar para evitar la responsabilidad personal de su trabajo e intentar cubre tu trasero (eso es correo electrónico).
  10. Las reuniones dignas no son el lugar para alardear y tratar de obtener una audiencia (eso es una conferencia).

Cómo tener una reunión productiva

Hace muchos años, pasé por una clase de liderazgo donde nos enseñaron cómo tener reuniones. Eso puede sonar gracioso, pero el costo de las reuniones con grandes organizaciones es significativo. Al optimizar cada reunión, ahorró dinero, recuperó el tiempo de las personas y fortaleció sus equipos en lugar de perjudicarlos.

Las reuniones de equipo tuvieron:

  • Propósito – la persona que organiza la reunión con un objetivo o objetivos específicos en mente.
  • Escriba – una persona que documenta las notas de la reunión y el plan de acción para su distribución.
  • Cronometrador – una persona cuya responsabilidad es mantener la reunión y los segmentos individuales de la reunión a tiempo.
  • Portero – una persona cuya responsabilidad es mantener la reunión y los segmentos individuales de la reunión sobre el tema.

Los últimos 10 minutos de cada reunión se utilizaron para desarrollar un Plan de Acción. El Plan de Acción tenía tres columnas: Quien, que y cuando. En cada acción se definió quién haría el trabajo, cuáles serían los resultados mensurables y cuándo lo tendrían listo. Era trabajo de los líderes responsabilizar a la gente por los resultados acordados. Al instituir estas reglas para las reuniones, dejamos de ser interrumpidas y comenzamos a hacerlas productivas.

Lo desafío a pensar en cada reunión que está teniendo, si genera ingresos, si es productiva y cómo las está administrando. yo utilizo programación de citas ¡Y a menudo me pregunto cuántas reuniones tendría realmente si las personas que me invitaron tuvieran que pagar una tarifa con tarjeta de crédito para programarlas! ¿Aún lo tendrías si tuvieras que pagar tu próxima reunión con tu salario?

Douglas Karr

Douglas Karr es CMO de AbrirINSIGHTS y el fundador de la Martech Zone. Douglas ha ayudado a docenas de nuevas empresas exitosas de MarTech, ha colaborado en la diligencia debida de más de $5 mil millones en adquisiciones e inversiones de Martech y continúa ayudando a las empresas a implementar y automatizar sus estrategias de ventas y marketing. Douglas es un orador y experto en transformación digital y MarTech reconocido internacionalmente. Douglas también es autor de una guía para principiantes y de un libro sobre liderazgo empresarial.

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