9 formas de optimizar sus eventos B2B con tecnología de eventos

Tecnología de eventos

Nuevo en su pila de Martech: software de gestión de eventos

Los planificadores de eventos y los especialistas en marketing tienen mucho que hacer. Encontrar grandes oradores, seleccionar contenido asombroso, vender patrocinios y ofrecer una experiencia excepcional a los asistentes abarca un pequeño porcentaje de sus actividades diarias. Aún así, son actividades que requieren una gran cantidad de tiempo.

Es por eso que los organizadores de eventos B2B están agregando cada vez más Event Tech a su pila Martech. En CadmiumCD, hemos pasado más de 17 años creando y puliendo las mejores soluciones de software posibles para los desafíos únicos de los planificadores de eventos.

Hoy, vamos a desglosar algunos de los procesos que los organizadores pueden simplificar con Event Tech.

1. Recopilar y revisar las presentaciones de la conferencia

Uno de los mayores desafíos que enfrentan los planificadores de eventos B2B es la curaduría de contenido excelente. Queremos oradores que inciten a la acción, eduquen y entretengan a nuestros asistentes. Es importante que la presentación de cada orador esté en consonancia con nuestra misión.

Publicar una convocatoria de artículos es una excelente manera de garantizar un buen contenido para su evento. Sin embargo, gestionar todos esos envíos no es fácil.

Ahí es donde entra Event Tech. Agregar presentaciones y software de revisión, como el Cuadro de mando abstracto, a su pila de Martech es una excelente manera de administrar todos los envíos que recibirá.

También puede reunir un comité de expertos de la industria que pueden revisar las presentaciones y recomendar contenido. Aquí hay un artículo sobre cómo un usuario realmente aumentó su tasa de respuesta de los revisores al 100%

2. Maneja a esos molestos oradores

Una vez que seleccione el contenido de su evento, el siguiente desafío es gestión de altavoces. Los oradores son notoriamente difíciles de manejar. El seguimiento de envíos a través de correo electrónico y hojas de cálculo es una forma de hacerlo, pero no es lo ideal.

La cuestión es que los altavoces están ocupados. A menudo son expertos en su campo y tienen una enorme cantidad de trabajo que no se relaciona con su evento. A menudo, ni siquiera les pagan por hablar en su evento.

Tecnología de eventos como la Cosechadora de conferencias puede ayudarlo a realizar un seguimiento de los entregables y realizar un seguimiento con sus oradores de manera efectiva. Los oradores lo agradecerán, porque obtienen una lista de tareas simple que ellos (o sus asistentes) pueden completar poco a poco. 

3. Planificar y programar sesiones

Las hojas de cálculo también pueden ser útiles para planifica y programa tus sesiones, pero de nuevo, no es ideal. Event Tech le permite planificar y crear un cronograma en torno al contenido que ha seleccionado durante su proceso de revisión. Puede asignar oradores a salas de presentación y administrar la información a través de un sistema de administración de contenido de eventos.

La mejor parte es que esto actualiza el contenido en el sitio web y la aplicación de su evento, por lo que sus asistentes siempre tienen acceso al contenido y al calendario más recientes.

4. Vender espacio de stand y patrocinios

Para la mayoría de los eventos B2B, los ingresos son uno de los marcadores de éxito más importantes. Por lo general, esto implica realizar una feria comercial o vender oportunidades para patrocinadores. Estos podrían ser simples anuncios publicitarios en el sitio web de su evento, una sesión patrocinada o gráficos en su autobús lanzadera. Digital o no: los planificadores de reuniones quieren maximizar sus ingresos con los recursos que tengan disponibles.

El desafío es que esto ejerce una presión adicional sobre usted y su equipo de ventas. Event Tech alivia esa presión. Jackie Stasch, Gerente Senior de Relaciones Corporativas, por ejemplo, usa Expo Harvester para lograr el éxito de ventas de la expo.

Los expositores lo aprecian porque pueden comprar espacio para el stand y artículos de patrocinio, y luego enviar los activos de apoyo que los planificadores necesitan de ellos, todo en un solo lugar. Para los planificadores, este es un entorno perfecto para realizar un seguimiento de los entregables y controlar las oportunidades que han vendido.

5. Gestionar las comunicaciones antes, durante y después del evento

Además de hacer un seguimiento con los ponentes y expositores sobre las tareas pendientes, es importante tener un canal directo para llegar a los asistentes. Event Tech viene con herramientas de comunicación integradas como correo electrónico y notificaciones push en la aplicación. Puede segmentar listas en función de las tareas completadas y enviar mensajes con plantillas de correo electrónico predefinidas.

También hay herramientas como eventScribe Boost que permiten a los planificadores comunicarse con los miembros del personal y otras partes interesadas en el lugar, brindan a los oradores acceso a herramientas mejoradas para enviar contenido a último momento y enviar mensajes a los asistentes cuando cambia el horario.

6. Involucrar a los asistentes en actividades en el lugar

El compromiso es una gran palabra de moda para los planificadores de eventos en estos días. También es algo que anhelan los especialistas en marketing. Conducir acciones rastreables muestra que sus programas están funcionando. La interacción con su contenido y las partes interesadas demuestra el retorno de la inversión para las partes interesadas internas y externas.

Aquí hay algunas formas rápidas de agregar Event Tech a su pila de Martech puede ayudar a involucrar a los asistentes:

7. Compartir contenido con los asistentes

Los especialistas en marketing conocen el valor del contenido. Los especialistas en marketing que utilizan eventos B2B como parte de sus estrategias saben que gran parte del contenido ocurre en tiempo real en los eventos. Tener una forma de capturar y distribuir ese contenido tanto a los asistentes como a los no asistentes es crucial.

Agregar tecnología de eventos como actas de conferencias a su evento, luego compartir videos con audio sincronizado y diapositivas con su base de datos es una excelente manera de hacer esto. También es importante tener un canal de distribución como sitios web y aplicaciones eventScribe.

Muchos asistentes ya habrán descargado la aplicación, así que todo lo que tienes que hacer es enviar una notificación push o un correo electrónico y ¡listo !, tus suscriptores tienen acceso instantáneo a todo el contenido de tu conferencia. ¡Es como tomar sus sesiones de conferencia y reutilizarlas como decenas o incluso cientos de seminarios web!

8. Recopile y analice los resultados

Los mejores eventos B2B son eventos basados ​​en datos. Agregar Event Tech a su pila de Martech puede ayudarlo a aportar nuevos conocimientos a sus informes. El seguimiento de descargas de aplicaciones, cargas de contenido, datos demográficos y más es simple a través de herramientas como myCadmium, por ejemplo.

La recopilación de datos cualitativos y cuantitativos de los asistentes también se facilita mediante herramientas de evaluación de conferencias como Imán de encuesta. Los planificadores de eventos y los especialistas en marketing pueden utilizar estos datos para crear nuevos productos, mejorar la experiencia de los asistentes o determinar las necesidades de contenido para sus eventos futuros.

9. Seleccione los destinatarios del premio

Los programas de premios también son una gran parte de los eventos B2B. Identificar y reconocer líderes de la industria, por ejemplo, es una excelente manera de convertirse en un líder intelectual y establecer legitimidad en torno a su evento B2B. El desafío es clasificar todas las presentaciones y elegir a las personas adecuadas.

Event Tech, como Awards Scorecard, es una gran adición a su pila de Martech. Permite a los planificadores y comercializadores administrar envíos, asigne jueces para revisar grupos y seleccionar destinatarios basándose en comentarios colectivos.

 Acerca de CadmiumCD

Como planificador de eventos o comercializador, ya tiene suficiente de qué preocuparse. Agregar Event Tech a su pila de Martech es una excelente manera de recopilar, administrar y compartir contenido con todas las partes interesadas involucradas.

Event Tech reúne sus eventos B2B, optimizando sus actividades de planificación de eventos y ahorrando tiempo y dinero a su organización.

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