DAM: ¿Qué es la gestión de activos digitales?

gestión de activos digitales

Gestión de activos digitales (DAM) consiste en tareas de gestión y decisiones relacionadas con la ingestión, anotación, catalogación, almacenamiento, recuperación y distribución de activos digitales. Fotografías digitales, animaciones, videos y música ejemplifican las áreas objetivo de Gestión de activos multimedia (una subcategoría de DAM).

Es difícil defender gestión de activos digitales sin que parezca que afirma implacablemente lo obvio. Por ejemplo: el marketing actual depende en gran medida de los medios digitales. Y el tiempo es dinero. Por lo tanto, los especialistas en marketing deben dedicar la mayor cantidad posible de su tiempo en medios digitales a tareas más productivas y rentables y menos a la redundancia y la limpieza innecesaria.

Sabemos estas cosas intuitivamente. Así que es sorprendente que, durante el poco tiempo que he estado involucrado en contar la historia de DAM, haya visto un aumento persistente y acelerado de la conciencia de las organizaciones sobre DAM. Es decir que, hasta hace poco, estas organizaciones no tenían idea de lo que se estaban perdiendo.

Después de todo, una empresa generalmente comienza a buscar software DAM cuando se da cuenta de que, primero, tiene una gran cantidad (léase "un volumen inmanejable") de activos digitales y que, segundo, lidiar con su enorme biblioteca de activos digitales lleva demasiado mucho tiempo sin producir suficientes beneficios. Esto ha sido así en una variedad de industrias que incluyen educación superior, publicidad, fabricación, entretenimiento, organizaciones sin fines de lucro, atención médica y tecnología médica.

Aquí es donde entra en juego DAM. Los sistemas DAM vienen en muchas formas y tamaños, pero todos están diseñados para hacer al menos algunas cosas: almacenar, organizar y distribuir activos digitales de forma centralizada. Entonces, ¿qué necesita saber para guiar su búsqueda de proveedores?

Modelos de entrega DAM

Widen Enterprises recientemente publicó un buen libro blanco que explica las distinciones (y superposiciones) entre software como servicio (SaaS), soluciones DAM locales y de código abierto. Este es un buen recurso para consultar si está comenzando a explorar sus opciones de DAM.

Sin embargo, lo más importante que debe saber es que cada uno de esos tres términos es una forma de definir DAM (o cualquier software, para el caso) de acuerdo con diferentes criterios. No son mutuamente excluyentes, aunque prácticamente no hay superposición entre SaaS y las soluciones instaladas.

SaaS DAM Los sistemas ofrecen flexibilidad en términos de flujo de trabajo y accesibilidad con costos de TI mínimos. El software y sus activos están alojados en la nube (es decir, servidores remotos). Si bien un proveedor de DAM de buena reputación utilizará un método de alojamiento que es extremadamente seguro, algunas organizaciones tienen políticas que les impiden dejar que cierta información confidencial salga de sus instalaciones. Si eres una agencia de inteligencia del gobierno, por ejemplo, probablemente no puedas hacer SaaS DAM.

Los programas instalados, por otro lado, son todos "internos". El trabajo de su organización puede requerir el tipo de control sobre los medios que solo puede provenir de mantener los datos y los servidores en los que se encuentran en su edificio. Incluso entonces, debe ser consciente del hecho de que, a menos que esté respaldando sus datos en servidores remotos, esta práctica lo deja expuesto al riesgo de que algún evento deje sus activos completamente irrecuperables. Eso podría ser corrupción de datos, pero también podría ser robo, desastres naturales o accidentes.

Finalmente, está el código abierto. El término se refiere al código o la arquitectura del software en sí, pero no si se accede al software de forma remota o en sus propias máquinas internas. No debe caer en la trampa de basar su decisión en si el código abierto es adecuado para usted en si una solución está alojada o instalada. Además, debe tomar nota del hecho de que el software de código abierto solo agrega valor si usted u otra persona tiene los recursos para capitalizar la maleabilidad del programa.

puerta roja
Las necesidades de DAM de dos organizaciones no son exactamente las mismas. Siempre que se concentre en encontrar la solución que mejor se adapte, el césped será más verde en el otro lado.

Funciones DAM

Como si la variedad en los modelos de entrega no fuera suficiente, también existe una amplia gama de conjuntos de características. Algunos proveedores de DAM son mejores que otros para asegurarse de que sean los más adecuados para satisfacer sus necesidades únicas antes de intentar venderle su sistema, por lo que es importante que entre en su búsqueda de DAM con una lista de requisitos lo más detallada posible.

Aún mejor: divida sus necesidades en categorías imprescindibles y agradables de tener. También debe tomar nota de cualquier característica que sea necesaria debido a las regulaciones, leyes u otras reglas que rigen su mercado o industria.

Lo que hace todo esto es asegurarse de que no termine con tan pocas características que no pueda mejorar la eficiencia de sus flujos de trabajo tanto como sea posible ni tantas características que se encuentre pagando por campanas y silbidos que nunca necesita o quiere usar.

Beneficios de DAM

Pensando en los beneficios de implementar un sistema de gestión de activos digitales en términos de "reducción" de costes o "ahorro" de tiempo no es suficiente. No llega al corazón de cómo DAM puede afectar su organización y sus recursos.

En su lugar, piense en DAM en términos de "reutilización". Tendemos a usar la palabra para referirnos a la forma en que el software DAM permite y agiliza la reutilización de activos digitales individuales, pero (cuando se usa correctamente) puede tener el mismo efecto en la mano de obra, los dólares y el talento.

Tomemos el ejemplo de un diseñador. En la actualidad, podría dedicar 10 de cada 40 horas a búsquedas de activos redundantes, tareas de control de versiones y mantenimiento de la biblioteca de imágenes. Configurar DAM y eliminar la necesidad de todo eso no significaría que debiera reducir las horas de su diseñador. Lo que significa es que ahora se pueden utilizar horas de trabajo ineficiente y no rentable ejerciendo una presunta fuerza de los diseñadores: el diseño. Lo mismo ocurre con su personal de ventas, equipo de marketing, etc.

La belleza de DAM no es que cambie su estrategia o mejore su trabajo. Es que te libera para seguir la misma estrategia de manera más agresiva y hace que tu trabajo esté más enfocado durante más tiempo.

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