¡Su lista de verificación para un festival tecnológico exitoso!

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Este último fin de semana, pateamos el primer Música, marketing y tecnología Midwest Evento (#MTMW) - un evento aquí en Indianápolis para recaudar fondos para la Sociedad de Leucemia y Linfoma en memoria de mi papá, a quien perdimos el año pasado. Este es el primer evento que organizo, así que fue bastante aterrador. Sin embargo, se desarrolló sin problemas y quiero darles una idea de por qué fue tan exitoso.

Decidimos hacer un festival de tecnología en lugar de la conferencia promedio y aburrida para que la gente pueda relajarse y socializar entre sí en lugar de aburrirse hasta las lágrimas con el próximo PowerPoint malo. Los asistentes aún podrían tener un tiempo uno a uno con los patrocinadores para evaluar sus ofertas ... pero sin los discursos.

  • CARIDAD - Independientemente de su evento, puede hacerlo bien asegurándose de que algunas ganancias del evento vayan a una organización benéfica específica. En nuestro caso, donamos el 100% de las ganancias a la sociedad de Leucemia y Linfoma. ¡Incluso hicimos que los asistentes iniciaran sus propias iniciativas de recaudación de dinero que se combinaron con las nuestras! Gracias # run4doug
  • Patrocinadores - Tener una organización benéfica nos permitió salir y encontrar patrocinadores para señalización, tarjetas de regalo, personal, comida y música. Trabajamos con patrocinadores para ver cómo podíamos mantener los paquetes a bajo costo intercambiando esfuerzos con ellos, ¡y funcionó!
  • Lugar - el lugar adecuado es fundamental. Seleccionamos el Rathskeller en Indianápolis, una pieza central fantástica de una sección de moda de la ciudad con acceso desde todas partes, tenía una cervecería al aire libre, un bar y un salón de baile, todos con escenarios y sonido para ejecutar música. El personal estuvo allí para que fuera un éxito y superó todas las expectativas.
  • Relaciones públicas , Dittoe PRTrabajó incansablemente durante meses para conectarme con la televisión, la radio, los periódicos y los medios de comunicación en línea locales para promover el evento. ¡El evento fue un gran éxito gracias a sus esfuerzos!
  • Redes Sociales - Publicamos casi todos los días en nuestro sitio y en todos los canales de las redes sociales para seguir atrayendo a la gente a venir. También anunciamos en Facebook y Twitter para generar más conciencia. Trabajamos con Estrategias del sitio, expertos en búsquedas locales que promocionaron el evento socialmente y en nuestra programa de radio de marketing.
  • Música - Estuvo presente una diversa gama de música ... desde Blues a Bluegrass y Folk a Jazz. Incluso organizamos un concierto virtual de alta definición en nuestra sala de tecnología desde Atmósfera.
  • Gestión de eventos - Steve Gerardi es un promotor de eventos local y sabía todo lo que era necesario planificar y ejecutar hasta el último detalle. Fue nada menos que asombroso durante la planificación y ejecución del evento.
  • Registro en línea - Los asistentes podían pagar en línea y teníamos una lista de visitantes en la puerta, junto con un iPad donde podían pagar con tarjeta de crédito. En lugar de boletos, distribuimos muñequeras codificadas por colores donde los patrocinadores, adultos, niños y bandas tenían su propio color para una fácil identificación.
  • Rótulos - Necesitábamos artículos promocionales, mapas, un telón de fondo de alfombra roja para fotos, pancartas y folletos ... y nos asociamos con una empresa increíble perq para hacerlos.
  • Los premios , perq programó su Quioscos FATWIN en el evento donde todos los asistentes pudieron registrarse y ganar premios. ¡Este aumento del tráfico peatonal a nuestra sala de tecnología y todos nuestros asistentes se fueron a casa con un premio!
  • Aislamiento de Sonido - No puedo enfatizar lo importante que fue el sonido. Con el equilibrio adecuado de música y personas, todos se divirtieron mucho en el evento sin que fuera demasiado ruidoso. La gente pudo tener conversaciones y aún escuchar al increíble talento sonando de fondo. La sala de tecnología se redujo un poco para que los patrocinadores recibieran más atención. Pyramid Sound Works dirigido por Mike Ottinger lideró el sonido y fue increíble!
  • Camisetas , La Prensa de Arte diseñó una camiseta conmemorativa para el festival que se agotó (pero aún puede pedirlas en línea aquí hasta el 10 de mayo). El personal tenía camisetas con el PERSONAL impreso en la espalda. Art Press también instaló una mesa de productos que aceptaba tarjetas de crédito e incluso creó el sitio de pedidos en línea para que la gente pudiera comprar una camisa más tarde.
  • Bebida y comida - para contrastar el increíble menú alemán, también contratamos un increíble pizzería local de Nueva York para estacionar su camión de comida en la puerta del evento. Ambos lugares dijeron que hicieron ventas fantásticas en todo momento ... ¡y la multitud estaba hambrienta! Si bien parte del lugar era un bar, también teníamos el salón de baile disponible si la gente no se sentía cómoda bebiendo.
  • Estaciones de carga - Todos tienen un teléfono y todos necesitan cargarse. Afortunadamente para nosotros, Powerqube entregó una paleta de sus increíbles cargadores inteligentes y todos pudieron tomar fotos y compartirlas a lo largo del día. ¡Las baterías agotadas significan que no se puede compartir!
  • Video y fotos - trajimos el mejor fotógrafo de eventos en el estado, Paul D'Andrea. Y tuvimos a Isaac Daniel, un camarógrafo consumado que se especializa en contar historias vienen con un equipo, una colección de cámaras y GoPros, y energía ininterrumpida. (Los videos se están descargando y mezclando mientras escribo esto).

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¿Qué hemos echado de menos?

Si bien fue un gran evento, creo que nos perdimos un par de elementos:

  1. Programas - Un mini-programa hubiera sido muy bueno para dar la bienvenida a las personas, proporcionando enlaces importantes, descripciones de patrocinadores y un horario para ellos.
  2. Visitas de patrocinadores - Creo que una tarjeta de estilo Bingo donde la gente tuviera que conseguir un sello de cada patrocinador para poder jugar FATWIN habría generado más tráfico en cada puesto de tecnología.

Solo una nota: fui nominado para el Hombre y mujer del año campaña y todavía puedes donar hasta el 10 de mayo!

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