Por qué las ventas de campo y el marketing deberían mirar más allá del CRM tradicional

Aplicación de campo

A medida que el mundo se vuelve cada vez más impersonal con la irrupción de la tecnología: redes sociales, video chat, etc. Se ha presentado una oportunidad de una manera muy real. Un concepto que una vez llegó de forma natural, intuitiva y que existió casi como una ocurrencia tardía ha sido relegado a una adaptación inconveniente y más costosa que consume mucho tiempo. Ponerse físicamente frente a las personas con las que desea entablar relaciones. Parece una noción tremendamente obvia, pero la realidad es que nuestra sociedad se ha desplazado hacia formas de comunicación menos personales en nombre de la conveniencia. 

Cómo nos sentimos acerca de esta transición social no es el punto. Mi propósito en este artículo es tocar cómo esta nueva realidad ha impactado el acto de vender y la utilización de herramientas de ventas. En pocas palabras, los profesionales de ventas realmente pueden aprovechar las oportunidades que se han abierto como resultado de una mayor inundación de tácticas de marketing y ventas digitales junto con una mayor dependencia de las empresas en las actividades de ventas internas. 

Estar detrás del escritorio y hacer contacto con un cliente potencial es una forma fácil de diferenciar a un representante de ventas del resto. También les brinda la oportunidad de conectarse y establecer relaciones con las personas que probablemente comprarán el producto o servicio que ofrecen. Si esto es cierto, lo que también es cierto es la idea de que necesitan el apoyo y la información adecuados para ejecutarse correctamente mientras están en el campo. Las herramientas y la tecnología de habilitación de ventas son un gran ejemplo de formas de aumentar el soporte.

He trabajado mucho en puestos de ventas tanto internos como externos. El flujo de trabajo de cada función es completamente diferente con variables únicas que afectan el rendimiento. Como representante de ventas interno, me sentaba en mi cubículo u oficina y hacía llamadas telefónicas todo el día entre enviar y responder correos electrónicos. Las propuestas comerciales, el llenado de informes y la documentación de los puntos de contacto de mis clientes en el CRM de la empresa también formaban parte del día a día. Como representante externo, tendría que hacer estas cosas antes y después de las visitas en persona muchas veces mientras estoy sentado en mi vehículo. Tuve mucha suerte si logré atravesar el tráfico rápidamente (lo que no sucede a menudo en Houston). Factores como el momento del día junto con las condiciones climáticas definitivamente determinaron si un viaje diario sería estresante o no. Si estaba organizando un evento en una de las cuentas de mis clientes, era responsable de capturar los resultados (cuantitativa y cualitativamente) mientras estaba en el lugar. En pocas palabras: había más factores involucrados en mi función diaria como vendedor externo y, por lo tanto, más variables que afectaban las posibilidades de éxito. 

Desde el lado gerencial, he manejado más de 80 representantes de ventas a la vez que estaban ejecutando activamente las operaciones de ventas en sus diversos mercados en momentos aleatorios cada día. Con estos representantes trabajando de forma remota en varias partes del país, había complejidad en términos de obtener, comprender y utilizar conocimientos valiosos sobre la individualidad de los mercados en los que estábamos tratando de competir. Sin esta información, era mucho más difícil impulsar una estrategia de campo personalizada. 

Problemas con un CRM tradicional 

Las herramientas de ventas disponibles están diseñadas principalmente para el rol de ventas internas. El CRM tradicional tiene una interfaz que se alinea mejor con el día a día de hacer llamadas telefónicas y enviar correos electrónicos. Son ineficientes para el representante de ventas externo que está en movimiento y no siempre tiene acceso a una computadora de escritorio o WiFi.  

Los equipos externos de ventas y marketing de campo necesitan herramientas diseñadas para respaldar su flujo de trabajo diario único. Una aplicación de ventas de campo móvil dedicada a la actividad de ventas sobre la marcha puede ayudar a las empresas a adquirir y centralizar datos, estandarizar las operaciones de campo, fomentar la colaboración, responsabilizar a los representantes y aumentar la productividad. 

Cómo los representantes externos pueden aprovechar la tecnología 

Como se mencionó, un representante externo viaja regularmente, tiene reuniones cara a cara y se enfrenta a sucesos aleatorios a lo largo del día. Por ejemplo, las malas condiciones climáticas, los atascos de tráfico y el horario de las actividades pueden afectar el día de un representante de campo y, por extensión, su desempeño. Es por eso que un CRM tradicional no abordará adecuadamente las necesidades de las empresas que compiten a través de actividades de ventas externas. Los representantes necesitan una solución tecnológica creada para abordar los matices que hacen que su flujo de trabajo sea único. 

Hay muchas formas en que los representantes de campo pueden buscar mejorar el rendimiento aprovechando la tecnología, aquí hay cuatro ejemplos. 

1. Planificación 

Planificar el día es fundamental para el éxito de un representante de campo. En el pasado, muchos simplemente saltaban de la cama por la mañana y decidían por capricho a qué lugares viajarían ese día. Obviamente, es mejor estar más pensado a la hora de visitar cuentas actuales o potenciales. Sin embargo, no siempre es factible en función de las herramientas que se proporcionan a los representantes; las interfaces tecnológicas simples e intuitivas son esenciales aquí. Permitirán a los representantes tomarse el tiempo para planificar fácilmente sus calendarios con un par de semanas a un mes de anticipación si así lo desean.

Esto les ayuda a detenerse y pensar en cada cliente en su territorio y les hace pensar de manera más estratégica. Además, puede ver su territorio en un mapa en vivo a través de un aplicación de ventas de campo y reducir el tiempo de uso del parabrisas y de viaje. Cuanto menos tiempo estén viajando, más tiempo podrán dedicar los representantes a cerrar tratos y atender a los clientes.

2. Datos de la cuenta

Los representantes tienen una gran cantidad de datos a los que necesitan acceder y organizar. Cuando trabaja en ventas internas, tiene el lujo de abrir un panel de CRM durante una llamada para revisar las notas. Un representante de campo no tiene ese beneficio todo el tiempo. Deben poder acceder a información clave sobre el historial de la cuenta sobre la marcha. También deben poder actualizar la información de la cuenta después de una parada de manera eficiente. Proporcionar acceso móvil a los datos de la cuenta ayudará enormemente a los representantes. 

3. Analizar datos

Ahora que tiene los datos, debe hacer algo con ellos. Se quedará atrás de la competencia si no analiza los datos sobre las operaciones, los mercados objetivo y los clientes. Esto es más que revisar las cifras de ventas. Significa examinar verdaderamente si lo que está haciendo está funcionando o no. Con la tecnología actual, un representante no debería tener que depender de otra persona dentro de la empresa para ver sus datos y comunicarlos. Con la tecnología disponible en la actualidad, muchos procesos analíticos se están automatizando, lo que permite al personal de ventas invertir en análisis de datos por sí mismos. 

4. Comunicación 

Un gran desafío para los equipos de ventas externos es que trabajan separados unos de otros. Esto limita la transferencia de conocimiento que puede ocurrir cuando los equipos trabajan juntos. Sin esa transferencia de conocimiento, es más probable que los representantes repitan los errores de sus colegas. La interacción con colegas con regularidad tiene muchos beneficios, como compartir las mejores prácticas, desarrollar la camaradería y la competencia amistosa. Utilizar herramientas para comunicarse y colaborar con otros representantes es una excelente manera de mejorar el rendimiento. 

Cómo los gerentes de ventas pueden usar la tecnología 

Una aplicación de ventas de campo de alta calidad no es solo para los representantes. En algunos casos, puede ser más valioso para los gerentes de ventas. De acuerdo con nuestros hallazgos, al menos el 60% de los gerentes de ventas están preocupados por tener muy poca información sobre las actividades de sus representantes. Tienen la difícil tarea de saber qué hace cada representante en cada territorio, mantenerse al día con las diferentes tendencias del mercado y las diversas variables que afectan la jornada laboral de un representante. Tienen tantos datos que necesitan capturar para asignar mejor el tiempo y los recursos para obtener el mayor ROI. A continuación, presentamos algunas formas clave en las que un gerente de ventas puede aprovechar la tecnología.

  1. Mantener una base de datos - Tener un registro de cada punto de contacto histórico con un cliente es crucial para cualquier tipo de venta. Esto puede resultar difícil en las ventas de campo porque ocurre fuera de la oficina en lugares aleatorios. Tener una herramienta para que los representantes registren cuánto tiempo están en una parada y qué se hace allí permite a los gerentes tener una mejor comprensión de dónde está cada cuenta en cuanto al estado. 
  2. Controles de calidad - Los gerentes y representantes siempre buscan un compromiso entre libertad y responsabilidad. En las ventas de campo, los gerentes pueden tener preocupaciones sobre la actividad de un representante porque no pueden verlo en acción todo el tiempo. Una aplicación de ventas de campo basada en web y móvil puede proporcionar formularios y cuestionarios para que los representantes los completen mientras están en una parada para realizar un seguimiento de su actividad de manera no intrusiva, lo que ayuda a aliviar las preocupaciones que los gerentes puedan tener. 
  3. Estandarizar operaciones - Un representante de ventas suele ser el rostro de la empresa. Quiere asegurarse de que representen bien a la marca. Además, si está organizando y rastreando a todo un equipo remoto, querrá asegurarse de que todos sigan los mismos procedimientos. Los formularios y cuestionarios que completan los representantes para la rendición de cuentas y la presentación de informes también brindan a los gerentes una forma de estandarizar las operaciones en todo su equipo.
  4. Vista de canalización - Un gerente necesita saber dónde están las diferentes cuentas dentro de la canalización. Necesitan la capacidad de estructurar, registrar y monitorear las diferentes fases del ciclo de ventas. Con una aplicación de ventas de campo de alta calidad, los representantes pueden registrar actualizaciones en las cuentas y los gerentes pueden ver esas actualizaciones y organizar visualmente dónde se encuentran los clientes potenciales en proceso. 

Outfield: una herramienta diseñada para las ventas de campo

Campo es una aplicación de ventas de campo y CRM basada en web y móvil que ofrece aplicaciones para iPhone, Android y web. La plataforma sirve a equipos de marketing y ventas externos en más de 70 países. Outfield ayuda a los gerentes de ventas y a los representantes de campo por igual. Para los gerentes de campo, les permite descubrir información sobre su mercado, rastrear y verificar la actividad del equipo y comunicarse entre dispositivos. Proporcionan los informes y análisis que las empresas necesitan para ejecutar sus programas de marketing y ventas de campo. Para los representantes de campo, Outfield ayuda a aumentar la productividad, generar ingresos y administrar sus actividades. La aplicación móvil proporciona una interfaz intuitiva para administrar su territorio y sus cuentas mientras se desplaza. Un representante puede crear rápidamente una actividad de visita, asignar notas, así como mantener y acceder a información crítica sobre los compradores. Outfield les da a los representantes la capacidad de mantenerse en contacto con otros representantes de campo, la gerencia u otro personal.

Aplicación Outfield Sales

Outfield está diseñado pensando en el equipo de ventas de campo. Proporcionan soluciones para marketing de campo, gestión de territorios, planificación de rutas, comercialización, ventas y mapeo de cuentas y ventas de campo. 

Estas son algunas de las herramientas que ofrece Outfield para ayudar a aumentar la producción de los representantes. 

  • Calendario de planificación - Outfield proporciona a los representantes un calendario web y móvil para ayudarlos a planificar sus visitas con anticipación para mantenerlos organizados. Pueden configurar recordatorios en el calendario para hacer cosas como pasar por ciertos clientes. También permite a los supervisores estar al tanto de lo que están haciendo los representantes.  
  • Optimización de ruta - Optimizar un viaje diario es increíblemente valioso. Cualquier representante sabe que reducir el tiempo en el parabrisas es un cambio de juego. Outfield mapee sus visitas y lo ayude a programar sus rutas de paradas múltiples en consecuencia. Outfield puede predecir y optimizar su viaje en base a datos históricos y eventos en tiempo real. 

Optimización de la ruta de ventas de outfield Field

  • Actividad equipo - A través de Outfield, puede realizar un seguimiento de las repeticiones en tiempo real, comunicarse entre sí y los gerentes pueden entrenar a los representantes. La aplicación enviará notificaciones para garantizar que los compañeros de equipo obtengan información de manera oportuna. 

Seguimiento de representantes de ventas de campo

  • Gamificación - Gamificar las ventas es simplemente un método de emplear principios y experiencias ludificados dentro de sus operaciones de ventas para proporcionar incentivos e impulsar una competencia amistosa. La plataforma de Outfield permite a los usuarios ludificar sus operaciones de ventas y así impulsar el desempeño de los empleados. 

Outfield en acción 

paladio, un proveedor de cuidados paliativos y hospicio, utiliza Outfield para sus esfuerzos de marketing y ventas externas. Les resulta útil tanto en el día a día como a largo plazo. Raymond Lewis, vicepresidente de desarrollo empresarial de Palladium, menciona que el mayor beneficio de Outfield es que les ayuda a estar preparados. Para una industria como la de la salud, pueden pasar de seis meses a un año antes de que esté frente a un tomador de decisiones real.

A través de Outfield, Palladium puede rastrear todos los puntos de contacto que hacen sus representantes: con quién están, qué se dijo, qué preguntas se hicieron y más. Esto les permite estar mejor preparados cuando llega el momento de reunirse con el tomador de decisiones final. En el día a día, Palladium aprovecha la optimización de rutas. Pueden identificar nuevas fuentes de referencia cercanas, planificar una ruta y conectarla con el sistema de navegación de su elección. Esto permite que sus representantes trabajen de manera eficiente.

Un representante de campo está constantemente en movimiento y necesita una herramienta que sea rápida, fácil de usar y que pueda acompañarlo fácilmente. Tener que sacar una computadora, conectarse a wifi y registrar información no es tan eficiente como sacar su teléfono inteligente e ingresar información dentro de una interfaz intuitiva. En última instancia, una organización necesita tanto acceso de escritorio como acceso móvil. Las soluciones móviles están diseñadas para respaldar el flujo de trabajo de un representante mientras está en movimiento. Outfield actualmente atiende a cientos de clientes en todo el mundo. Sus principales verticales incluyen CPG, CE y seguros.

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