Encuentre el centro de gravedad para un excelente diseño de presentación

Todo el mundo sabe que PowerPoint es el lenguaje de los negocios. El problema es que la mayoría de los decks de PowerPoint no son más que una serie de diapositivas sobrecargadas y, a menudo, confusas que acompañan a los soliloquios de los presentadores que inducen a la siesta.

Habiendo desarrollado miles de presentaciones, hemos identificado las mejores prácticas que son simples, pero que rara vez se emplean. Con ese fin, creamos Centro de gravedad, un nuevo marco para crear presentaciones. La idea es que cada plataforma, cada diapositiva y cada pieza de contenido dentro de una plataforma necesita un punto focal. Para hacerlo, es necesario pensar en las presentaciones desde tres puntos de vista: (1) macro, presentación amplia, (2) diapositiva por diapositiva y (3) en un nivel granular, donde cada pieza de datos o contenido dentro de cada la diapositiva se considera cuidadosamente.

Adopte una perspectiva macro

Para comenzar, piense en las presentaciones desde una perspectiva macro, mirando su presentación como un todo. ¿Cuál es el punto focal de su presentación, que hace que la plataforma sea cohesiva y cristalice el propósito de su presentación? Luego ve un nivel más profundo. Cada diapositiva debe promover intencionalmente el propósito del mazo. Si no lo hace, entonces debería preguntar, ¿cuál es el propósito de esa diapositiva? ¿Cómo encaja en el panorama general de la presentación?

Además, cada diapositiva también debe tener su propio Centro de Gravedad, un enfoque que lo mantiene unido, le da equilibrio y cohesión. Y, por último, acérquese al contenido de cada diapositiva. Examine cada párrafo, cada gráfico, cada titular. Cada elemento, tabla o gráfico debe hablar sobre el enfoque de la presentación, pero también necesita su propio punto focal. 

Permítanme ilustrar con una metáfora. Tome nuestro sistema solar. El sol es el elemento central del sistema solar y ejerce una atracción gravitacional en cada planeta. Sin embargo, cada planeta tiene su propia atracción gravitacional. De manera similar, cada diapositiva y cada objeto dentro de cada diapositiva deben hablar con el centro de gravedad general (es decir, el sol). Sin embargo, al igual que los planetas de nuestro sistema solar, cada diapositiva y cada objeto en cada diapositiva también deben tener su propio enfoque, lo que lo mantiene conectado a tierra y cohesivo. 

Revisemos algunas estrategias y tácticas para asegurarnos de que se mantenga el enfoque en cada nivel. 

Considere su cubierta como un todo

Su presentación en su conjunto debe tener una gran idea, tema u objetivo. Debe haber un propósito común. ¿Esta baraja vende tu trabajo, tus ideas, tu investigación? Si es así, determine las cosas que está vendiendo. Alternativamente, su mazo es simplemente compartir su trabajo, informando sin la necesidad de hacer que la audiencia actúe. Si está compartiendo, ¿qué cosas quiere que la audiencia se lleve de la presentación? 

Considere la audiencia

A continuación, considere la audiencia. En un nivel macro, piense en la composición de su audiencia, ya sean clientes, administración o la organización en general. La mayoría de las presentaciones no están bien calibradas para las necesidades de la audiencia. En cambio, se construyen desde la perspectiva de los oradores, pero es importante segmentar a su audiencia y construir su historia en torno a ellos. ¿Por qué están ellos aquí? ¿Cuál es su nivel de experiencia y sus funciones? ¿Cuánto apetito tienen por detalles granulares, acrónimos, etc.? ¿Cuáles son sus ansiedades profesionales, sus llamados a la acción? ¿Son escépticos o creyentes? ¿A qué tipo de resistencia te enfrentarás? Las respuestas ayudarán a enmarcar cómo construye su mazo. Pensando profundamente en tu audiencia antes de construir su presentaciónayudará a optimizar su impacto.

Por último, considere la cohesión. Da un paso atrás y observa el conjunto desde una perspectiva de diseño y narración. Primero, construya una estructura narrativa. Una presentación no es una serie de ideas, datos u observaciones desconectadas, sino la forma definitiva de narración multimedia. El diseño de presentaciones es una disciplina emergente que combina palabras, video, animación, datos, cualquier medio imaginable. 

Cada baraja necesita una estructura narrativa; principio, medio y final, mientras desglosa los conceptos clave en secciones y subsecciones. Cuanto más complejo sea el tema, más organización se necesita. Se necesita un control para agrupar conceptos, crear jerarquías y secuencias. Empiezo por delinear, que construye una jerarquía por definición, luego paso al guión gráfico (es decir, alrededor de nueve o 12 cuadrados en una hoja) y hago bocetos aproximados, sin detalles. Este proceso es una forma de tomar información compleja y construir una narrativa visual. Al usar una combinación de esquemas y guiones gráficos, el resultado será una estructura narrativa organizada con jerarquía intencional. 

Tácticas de diseño

Cuando se trata de tácticas de diseño simples, la regla más básica a seguir para generar cohesión en tu mazo es limitar las animaciones y las transiciones. De hecho, limitar todo movimiento a las transiciones básicas de fundido es una buena regla general. A menos que sea un diseñador o un animador experto, debe mantenerse alejado de las animaciones y transiciones PPT. Dicho esto, las transiciones de desvanecimiento son una excelente base para las presentaciones porque son fáciles, se usan comúnmente en películas, pero no son cursis. 

Las siguientes dos tácticas se relacionan con las fuentes. Intente seguir con dos familias de fuentes en una presentación: una para los titulares y títulos, otra para todo lo demás (incluidos los subtítulos y el texto del cuerpo). Mejor aún, use una familia de fuentes pero varíe los pesos (por ejemplo, negrita para los titulares y títulos, regular o clara para el cuerpo y los subtítulos). A menudo uso Franklin Gothic, que es una fuente elegante y equilibrada. Calibri es una excelente opción para el cuerpo del texto y el texto más largo, ya que su tamaño de fuente más pequeño ahorra espacio y es fácil trabajar con él. 

La siguiente táctica es el color. Cuando se trata de colores de fuente, tiende a usar un solo color en todas partes, o tonos del mismo color, idealmente negro / gris. Podría decirse que es aburrido, pero la verdad es que el interés visual se crea a partir de los matices en el uso de fuentes, no en un arco iris de fuentes de colores brillantes. El interés visual proviene de la jerarquía, las fotos o los datos. Así que limítese a una o dos fuentes y limite el uso del color. Lo ideal es utilizar un color para todo el cuerpo del texto y diferentes tonos del mismo color para crear una jerarquía. 

Cada diapositiva, un punto focal

Hemos analizado la baraja a nivel mundial; ahora cubriremos diapositivas individuales. ¿Cómo evalúas una diapositiva? ¿Cómo se asegura de que cada uno tenga un centro de gravedad para cada uno? Una vez más, cada diapositiva debe promover el propósito general del mazo. Si no es así, ¿por qué está ahí? Sin embargo, cada diapositiva también necesita su propio punto focal. Debe haber jerarquía, equilibrio y señales visuales para aclarar el significado de la diapositiva individual, mientras se distingue la información que es más importante de la que es menos importante. 

Al igual que en los otros niveles, hay tácticas para emplear en el nivel de diapositivas. La sabiduría convencional para el diseño de diapositivas es presentar una idea por diapositiva. El problema es que eso no siempre es pragmático. Una idea por diapositiva es una gran táctica para las charlas TED, pero no siempre funciona para las presentaciones corporativas del día a día, y ciertamente no para investigaciones o presentaciones complejas con muchos datos. 

En la mayoría de las presentaciones corporativas, el "relleno de diapositivas" es inevitable. La solución es el equilibrio visual y la jerarquía, por lo que en lugar de centrarse en una idea por diapositiva, el paradigma más apropiado debería ser una idea en cada momento del tiempo. Puedes tener tantas ideas como necesites en una diapositiva determinada y tanta información, pero la clave es controlar la atención de la audiencia en cada momento. Se trata de simplificar las conexiones en tiempo real entre las imágenes y las palabras habladas, para asegurarse de que la audiencia no se confunda. Las imágenes y las palabras deben estar claramente conectadas en todo momento.

Otra táctica - simplificar. Tal vez sea un poco aspiracional, pero el diseño limpio es genial. La curación y la edición crean simplicidad. Si tiene dudas, el sesgo debería ser hacia cortar y poner menos en lugar de más en cada diapositiva. 

A continuación, considere el espacio negativo que rodea un pasaje de texto, gráfico o imagen. El espacio negativo ayuda a definir los límites de una diapositiva y una imagen, y crea equilibrio. Este es un concepto sutil, pero agrega sofisticación al diseño de diapositivas. Quieres algo de espacio negativo pero no demasiado; es un equilibrio que requiere pensamiento y práctica. Esfuércese por lograr el equilibrio y las diapositivas tendrán orden y claridad visual. 

Los márgenes son otra consideración táctica. Pocas personas que no diseñan presentaciones para ganarse la vida se centran en mantener márgenes iguales en la parte inferior, superior, izquierda y derecha. Desde mi perspectiva, los márgenes se encuentran entre las herramientas de diseño más importantes disponibles. Siempre esfuércese por preservar los márgenes, incluso si eso significa reducir los gráficos, el texto, las fotos y los objetos para que se ajusten al mismo tiempo que conserva los márgenes consistentes en sus diapositivas. 

Por último, considere el texto: hablamos sobre cómo ordenar las diapositivas y la simplicidad, pero el hecho es que se encontrará con muros de palabras de texto sobrecargado. ¿Cómo se crea una jerarquía con muros de palabras? Usa el texto de manera oportunista. Cada vez que tenga un pasaje de texto extenso, considere comenzar con un título de oración corto que resuma los puntos clave del pasaje. Y separe el título en negrita, haciéndolo un poco más grande y / o haciendo que el color de la fuente sea más oscuro que el pasaje.  

Por último, pero no menos importante, mire dentro de cada diapositiva

El último nivel de zoom es mirar cada objeto (es decir, cada gráfico, párrafo de texto, imagen, etc.) dentro de cada diapositiva. Cuando se trata de datos, cada cuadro, tabla y gráfico debe relacionarse directamente con el centro de gravedad general. Considere seriamente eliminar cualquier conjunto de datos si no promueve el propósito general de la presentación. Dicho esto, cada cuadro, tabla y gráfico necesita su propio enfoque, equilibrio y jerarquía que los une. 

Primero, reconozca que los datos son su bebé. Gasta innumerables horas y dinero desarrollando sus datos y análisis, y desea compartirlos. El problema es que a nadie le importa tanto tu bebé (independientemente de la cantidad de fotos de bebé que compartas) y a nadie le importan tanto tus datos. Al presentar su trabajo, la mayoría de las personas comparten datos en exceso porque no quieren engañar ni confundir y, lo más importante, no quieren dejar de lado nada importante. Dicho esto, considere que la clave de su papel como presentador es la curaduría, brindando información reveladora en lugar de enterrar a la audiencia en ella. 

Por separado, el diseño de datos utiliza las mismas herramientas que el diseño de diapositivas. Use el color de manera adecuada y juiciosa. El uso eficiente del espacio negativo crea jerarquías. Al final del día, los datos deberían ser el héroe, los puntos de datos más importantes deberían destacar. Deshágase de etiquetas y contenedores innecesarios, marcas de control, líneas y leyendas. Deshágase de las campanas y silbidos que crean desorden y confusión visual. Encuentre la historia en los datos y no comparta demasiado.

Para resumir un gran diseño de datos en una lista de tareas pendientes, hay tres imperativos. Los datos deben ser:

• Actualizar
• Perspicaz
• Entorno

Primero, los datos deben ser fácilmente accesible y preciso. Los ejes y la escala de las imágenes, las barras y las líneas deben ser precisos. El énfasis visual debe representar fielmente los datos. Una jerarquía visual adecuada debería convertir a los datos en el héroe, sin campanas y silbidos superfluos.

En segundo lugar, son sus datos perspicaz? Los datos deben contar una historia y conectarse directamente con el tema general de la presentación. Si no hay nada interesante en los datos, considere eliminarlos. Tenga cuidado al calibrar la granularidad de los datos, porque cuanto más granulares, más difícil es enfatizar los conocimientos. 

En tercer lugar, son los datos hermosos, estéticamente? ¿Está utilizando el color como herramienta a propósito? ¿La visualización de datos es lo más sencilla posible? ¿Hay líneas, texto y formas en negrita donde sea necesario? ¿Hay un amplio espacio negativo?

Al diseñar cualquier presentación, tenga en cuenta cómo funciona en tres niveles de zoom. En cada nivel, considere cómo se conecta con el Centro de gravedad general. Y al mismo tiempo, también debe tener su propio punto focal que se mantenga cohesionado. Concéntrese en estos tres niveles y su presentación triunfará.