CRM y plataformas de datos

Diez formas en que las empresas están reduciendo los costos de retención y almacenamiento de datos

Estamos ayudando a una empresa en realizar copias de seguridad y migrar su Universal Analytics datos. Si alguna vez hubo un gran ejemplo de la costo de los datos, eso es todo. Analytics captura datos sin parar y se presenta por hora, día, semana, mes y año. Si deseamos que todos los datos sean accesibles, el cliente puede gastar decenas de miles de dólares en tarifas de almacenamiento... sin mencionar el costo de consultar los datos y procesar informes. En definitiva, la solución será doble:

  • Una solución de informes y datos que equilibra el análisis necesario regularmente y el costo de almacenar y administrar esos datos.
  • Una copia de seguridad asequible de todos los datos si necesitamos acceder a ellos más adelante.

A medida que los costos de almacenamiento cayeron, las empresas comenzaron a ignorar los volúmenes de datos que adquirían, capturaban y almacenaban a lo largo del tiempo. Las pilas de datos corporativos continuaron expandiéndose, los puntos de captura de datos aumentaron y cientos de fuentes ahora se están sumando exponencialmente a los datos de las corporaciones.

Volumen de datos creados y replicados en todo el mundo.
Fuente: IDC

No es una cuestión barata:

Las empresas gastan un promedio de 5 billones por año en gestión de datos, y el 30% de ese gasto se desperdicia en almacenamiento y retención de datos innecesarios o ineficientes.

Era de los datos 2025

La empresa promedio gasta $1.2 millones por año en almacenamiento y retención de datos, pero ese 30% de ese gasto se desperdicia en almacenamiento y retención de datos innecesarios o ineficientes.

Forrester

Una forma de gestionar mejor los costos de sus datos es incorporar una política de retención de datos y actividades organizativas adecuadas.

Política de retención de datos

Una política de retención de datos es un conjunto de pautas y reglas establecidas por una organización para dictar cuánto tiempo se deben almacenar los distintos tipos de datos y cómo se deben administrar a lo largo de su ciclo de vida. Esta política es crucial para mantener la gobernanza de datos, garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios y optimizar las prácticas de gestión de datos.

Sólo el 35% de las empresas cuenta con una política de retención de datos.

IBM

En el contexto de las ventas, el marketing y la tecnología en línea, una política de retención de datos puede especificar cómo se deben manejar los datos de los clientes, los clientes potenciales, los datos de las campañas de marketing y otra información relevante. Estos son los aspectos clave de una política de retención de datos:

  1. Períodos de retención: Defina la duración durante la cual se deben conservar los diferentes tipos de datos. Esto puede variar según los requisitos legales, los estándares de la industria y las necesidades comerciales. Por ejemplo, es posible que sea necesario conservar los registros financieros durante varios años, mientras que los datos de marketing temporales pueden tener un período de conservación más corto.
  2. Control de acceso: Especifique quién tiene acceso a varios tipos de datos dentro de la organización. El acceso sólo debe restringirse al personal autorizado para evitar el uso o divulgación no autorizados.
  3. Seguridad de datos: Implementar medidas de seguridad para salvaguardar los datos durante su período de retención. Esto incluye cifrado, controles de acceso y auditorías de seguridad periódicas.
  4. Copias de seguridad: Realice copias de seguridad de los datos con regularidad para evitar pérdidas debido a fallas del sistema, corrupción de datos o incidentes de ciberseguridad.
  5. Eliminación de datos: Definir procedimientos para eliminar datos de forma segura cuando lleguen al final de su período de retención o cuando lo soliciten los interesados ​​(por ejemplo, clientes). Garantizar el cumplimiento de las normas de privacidad de datos, como RGPD or CCPA.
  6. Pistas de auditoría: Mantenga registros de auditoría para rastrear quién accedió a los datos y cuándo, lo que puede ser útil para fines de cumplimiento y seguridad.
  7. Cómplice legal: Asegúrese de que la política de retención de datos se alinee con las leyes y regulaciones aplicables. Consulte a expertos legales para mantenerse actualizado sobre los requisitos cambiantes.
  8. Formación y sensibilización: Formar a los empleados sobre la política de retención de datos y sensibilizar periódicamente sobre su importancia para garantizar su cumplimiento.
  9. Revisión periódica: Revise y actualice periódicamente la política de retención de datos para adaptarla a las necesidades comerciales cambiantes y los requisitos regulatorios.

Una política de retención de datos bien definida ayuda a las organizaciones a administrar los datos de manera efectiva, reducir los riesgos asociados con las violaciones de datos o el incumplimiento y optimizar los costos de almacenamiento al retener los datos solo durante el tiempo necesario.

Estrategias de reducción de costos de datos

Hay varias formas en que las empresas pueden ahorrar dinero en costos de datos mientras mantienen la integridad y seguridad de los datos. A continuación se muestran algunas estrategias de ahorro de costos, junto con ejemplos:

  1. Limpieza y deduplicación de datos: Limpie periódicamente los datos de contacto obsoletos, inválidos, duplicados y no calificados en Gestión de relaciones con el cliente (CRM) sistemas. Esto reduce los costos de almacenamiento y garantiza que los esfuerzos de ventas y marketing se dirijan a clientes potenciales precisos y relevantes. Si necesita ayuda para reducir sus costos de datos de Salesforce, contáctenos en DK New Media.

Salesforce estima que el 91 por ciento de los datos de CRM están incompletos y el 70 por ciento de esos datos se deteriora y se vuelve inexacto anualmente. 

Dun y Bradstreet
  1. Archivo de datos y almacenamiento por niveles: Mueva los datos más antiguos y a los que se accede con menos frecuencia a un almacenamiento de archivos rentable. Por ejemplo, los registros históricos de transacciones se pueden trasladar al almacenamiento de archivos, liberando así costoso espacio de almacenamiento primario.
  2. Optimización de la copia de seguridad: Evalúe las políticas y prácticas de respaldo para reducir la redundancia y optimizar los costos de almacenamiento. Implemente técnicas como deduplicación y compresión para minimizar los requisitos de almacenamiento de respaldo. Considere cambiar las copias de seguridad a servicios de copia de seguridad seguros basados ​​en la nube que ofrezcan opciones de almacenamiento rentables. Los proveedores de la nube a menudo ofrecen planes de almacenamiento por niveles en los que los datos a los que se accede con menos frecuencia se almacenan a costos más bajos.
  3. Gestión del ciclo de vida de los datos: Establezca políticas claras de retención de datos que dicten cuánto tiempo se deben conservar los datos. Elimine los datos que ya no necesita, lo que reduce los costos de almacenamiento y los posibles riesgos legales. Implemente procesos automatizados de eliminación de datos basados ​​en políticas de retención para evitar la sobrecarga manual.
  4. Optimización de costos de la nube: Supervise continuamente los recursos de la nube del tamaño adecuado para que coincidan con el uso. Esto puede incluir reducir o pausar recursos durante períodos de baja demanda. Utilice servicios en la nube como AWS Spot Instances o Azure Reserved Instances para ahorrar en costos informáticos.
  5. Compresión y cifrado de datos: Comprima los datos antes del almacenamiento para reducir los costos de almacenamiento manteniendo la accesibilidad. Implemente métodos de cifrado eficientes para proteger los datos sin aumentar significativamente los requisitos de almacenamiento.
  6. Gobernanza de datos y capacitación: Implemente prácticas de gobierno de datos para garantizar la calidad y el cumplimiento de los datos, reduciendo el riesgo de costos innecesarios debido a errores de datos. Capacite a los empleados sobre las mejores prácticas de gestión de datos para evitar la dispersión accidental de datos y reducir los costos asociados con la creación innecesaria de datos.
  7. Análisis de uso de datos: Audite y analice los patrones de uso y recopilación de datos para identificar y eliminar conjuntos de datos no utilizados o infrautilizados, liberando recursos de almacenamiento.
  8. Negociaciones con proveedores: Revise periódicamente los contratos con proveedores de almacenamiento de datos para negociar mejores tarifas o explorar opciones más rentables. A medida que el ancho de banda, la potencia informática y el almacenamiento se vuelven más eficientes, los costos físicos disminuyen para los proveedores. Mantener sus contratos estáticos no siempre es un requisito.
  9. Virtualización de datos: Implementar tecnologías que permitan acceder y utilizar los datos sin duplicarlos y almacenarlos en múltiples lugares, reduciendo los costos de almacenamiento.

Se espera que Global DataSphere duplique su tamaño entre 2022 y 2026. Enterprise DataSphere crecerá más del doble de rápido que Consumer DataSphere en los próximos cinco años, lo que ejercerá aún más presión sobre las organizaciones empresariales para gestionar y proteger los datos del mundo. al mismo tiempo que se crean oportunidades para activar los datos para obtener beneficios empresariales y sociales”.

John Rydning, vicepresidente de investigación, Global DataSphere de IDC

Al implementar estas estrategias, las empresas pueden optimizar sus prácticas de gestión de datos, reducir costos innecesarios y garantizar que los datos valiosos sigan siendo accesibles y seguros.

Douglas Karr

Douglas Karr es CMO de AbrirINSIGHTS y el fundador de la Martech Zone. Douglas ha ayudado a docenas de nuevas empresas exitosas de MarTech, ha colaborado en la diligencia debida de más de $5 mil millones en adquisiciones e inversiones de Martech y continúa ayudando a las empresas a implementar y automatizar sus estrategias de ventas y marketing. Douglas es un orador y experto en transformación digital y MarTech reconocido internacionalmente. Douglas también es autor de una guía para principiantes y de un libro sobre liderazgo empresarial.

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