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Por qué su departamento de marketing necesita invertir en una estrategia de comunicación interna

Cada semana, nuestra empresa se reúne para una llamada de la empresa donde hablamos de cada cliente y el trabajo que estamos haciendo. Es una reunión crítica... a menudo identificamos oportunidades de ventas para aumentar las ventas de los clientes, identificamos trabajos fantásticos que deberíamos promocionar con nuestro marketing y nos educamos unos a otros sobre soluciones, tácticas y estrategias para hacer el trabajo. Esta reunión de una hora es infinitamente valiosa para el éxito de nuestro negocio.

Eficaz comunicación interna es el alma de cualquier negocio exitoso. Desempeña un papel crucial en el fomento de una fuerza laboral cohesionada y comprometida, asegurando que todos estén alineados con la visión, los objetivos y los valores de la empresa. Por otro lado, descuidar el establecimiento de una estrategia de comunicación interna coherente puede generar varios desafíos que dificultan el crecimiento y el éxito de la empresa.

Exploremos los problemas clave que surgen de no tener una estrategia de comunicación interna sólida y los beneficios de implementar una.

Desafíos de no tener una estrategia de comunicación interna:

  • Falta de claridad y alineación: Sin una estrategia de comunicación interna definida, es posible que los empleados no tengan una comprensión clara de la visión, los objetivos o la dirección que la empresa quiere tomar. Esta falta de claridad puede generar confusión, desalineación y una sensación de desconexión entre la fuerza laboral.
  • Canales de comunicación ineficaces: Confiar únicamente en correos electrónicos esporádicos, charlas ocasionales en la cocina o presentaciones de PowerPoint obsoletas puede ser insuficiente para transmitir información importante. Puede dar lugar a que los mensajes cruciales se pierdan, se pasen por alto o se malinterpreten, lo que genera ineficiencias y oportunidades perdidas.
  • Bajo compromiso de los empleados: La ausencia de una estrategia sólida de comunicación interna puede contribuir a reducir los niveles de compromiso de los empleados. Cuando los empleados no se sienten bien informados o involucrados, su motivación y entusiasmo por su trabajo pueden disminuir, lo que afecta la productividad y el rendimiento general.
  • Compra limitada para cambios: La introducción de nuevas marcas o direcciones de la empresa requiere la aceptación y el apoyo de los empleados. Sin un plan de comunicación interna adecuado, los empleados pueden resistirse al cambio o desconocer las razones detrás de él, lo que dificulta una implementación exitosa.
  • Oportunidades perdidas de colaboración: Las plataformas de comunicación inadecuadas pueden dificultar la colaboración de los empleados y el intercambio de conocimientos. Esto puede conducir a la pérdida de oportunidades de innovación y mejora, ya que las ideas y la experiencia permanecen en silos dentro de los departamentos.
  • Oportunidades perdidas de ventas y marketing: Comunicar los logros de su personal es fundamental, ya que brinda oportunidades para correr la voz a otros empleados de cara al cliente y a los clientes con los que están trabajando. ¡Es mucho más fácil aumentar las ventas y realizar ventas cruzadas a un cliente que encontrar uno nuevo!

Beneficios de una estrategia de comunicación interna:

  • Mayor compromiso de los empleados: Una estrategia de comunicación interna bien ejecutada mantiene a los empleados comprometidos e involucrados en el éxito de la empresa. Es más probable que los empleados comprometidos sean proactivos, leales y contribuyan positivamente a la cultura del lugar de trabajo.
  • Alineación y enfoque mejorados: Una estrategia de comunicación eficaz ayuda a alinear a los empleados con la visión, la misión y los valores de la empresa. Todos en la misma página trabajan hacia objetivos comunes, lo que lleva a un mejor rendimiento y resultados.
  • Mayor colaboración e intercambio de conocimientos: El uso de varias plataformas para la comunicación interna, como Slack, portales de empleados, intranets y redes sociales empresariales, permite la colaboración en tiempo real, el intercambio de archivos y la comunicación sencilla entre departamentos, independientemente de la ubicación física.
  • Difusión de información rápida y eficiente: Con herramientas y aplicaciones de comunicación modernas, como seminarios web internos, reuniones virtuales y aplicaciones móviles, las actualizaciones importantes, las noticias y los anuncios pueden llegar a los empleados rápidamente, lo que reduce los retrasos y garantiza acciones oportunas.
  • Cultura de empresa impulsada: Una sólida estrategia de comunicación interna, que incluye boletines y señalización digital, fomenta una cultura empresarial positiva al promover la transparencia, el diálogo abierto y el reconocimiento de los logros de los empleados.
  • Gestión de cambios facilitada: Durante tiempos de cambio, una estrategia de comunicación bien planificada ayuda a gestionar las transiciones sin problemas al explicar las razones detrás de los cambios y abordar las preocupaciones de los empleados a través de encuestas y plataformas de comentarios.
  • Rentabilidad: Los empleados informados son fundamentales para la rentabilidad de una organización. Una excelente comunicación ayuda tanto a retener a los clientes como a aumentar los ingresos por cliente.

Este video divertido con Howard Downer, el gerente de marketing, muestra las consecuencias de una mala comunicación interna.

La confianza de la empresa en métodos anticuados como presentaciones de PowerPoint y reuniones ocasionales no logra involucrar a los empleados de manera efectiva, lo que resulta en una falta de motivación y alineación con los objetivos de la empresa.

Estrategia de Comunicación Interna

Establecer una estrategia de comunicación interna eficaz requiere una cuidadosa planificación y consideración. Estos son los fundamentos básicos y los pasos para guiarlo a través del proceso:

  1. Establecer objetivos claros: Identificar las principales metas y objetivos de la estrategia de comunicación interna. ¿Qué quiere lograr a través de una mejor comunicación?
  2. Comprenda a su audiencia: Conozca a sus empleados y sus preferencias de comunicación. Considere sus necesidades, datos demográficos y roles dentro de la organización.
  3. Crear un equipo de comunicación: Armar un equipo responsable de planificar, implementar y monitorear la estrategia de comunicación interna. Este equipo debe incluir representantes de varios departamentos para garantizar la diversidad de perspectivas.
  4. Realizar auditorías de comunicación: Evaluar el estado actual de la comunicación interna de la organización. Identificar fortalezas, debilidades y áreas de mejora.
  5. Definir mensajes clave: Determine los mensajes centrales que se deben comunicar a los empleados de manera consistente. Estos mensajes deben alinearse con la visión, los objetivos y los valores de la empresa.
  6. Elija canales de comunicación: Seleccione una combinación de canales de comunicación que se adapte a las necesidades de la organización y las preferencias de sus empleados. Esto puede incluir correos electrónicos, intranets, ESN, reuniones de equipo, boletines, etc.
  7. Desarrollar una estrategia de contenido: Planifica el tipo de contenido a compartir a través de diferentes canales. Incluya actualizaciones, noticias de la empresa, historias de éxito, destacados de los empleados e información relevante de la industria.
  8. Crear un calendario de comunicación: Establezca un cronograma de cuándo y cómo se producirá la comunicación. Un calendario de comunicación ayuda a mantener la coherencia y garantiza que los mensajes se entreguen en el momento adecuado.
  9. Fomentar la comunicación bidireccional: Fomentar el diálogo abierto y la retroalimentación de los empleados. Establecer mecanismos para que los empleados compartan sus ideas, inquietudes y sugerencias.
  10. Capacitar a Líderes y Gerentes: Proporcione capacitación en comunicación para líderes y gerentes para garantizar que puedan transmitir mensajes importantes a sus equipos de manera efectiva.
  11. Supervisar y medir: Evaluar periódicamente el impacto de la estrategia de comunicación. Recopile comentarios de los empleados y realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI ) para evaluar la eficacia de la estrategia.
  12. Iterar y mejorar: En función de los comentarios y los datos, realice los ajustes necesarios en la estrategia de comunicación. La mejora continua garantiza que la estrategia siga siendo relevante y eficaz.
  13. Involucrar el apoyo de liderazgo: Obtener el apoyo y la participación de los principales líderes. Cuando los líderes participan activamente en los esfuerzos de comunicación, se refuerza la importancia de la estrategia en toda la organización.
  14. Celebre los éxitos: Reconocer y celebrar hitos y éxitos logrados a través de una mejor comunicación interna. El refuerzo positivo fomenta el compromiso continuo de los empleados.

Al seguir estos pasos fundamentales, las empresas pueden crear una sólida estrategia de comunicación interna que fomente una fuerza laboral colaborativa, informada y motivada. Recuerde que la comunicación es un proceso continuo y requiere dedicación y adaptabilidad para satisfacer las necesidades cambiantes de la organización y sus empleados.

Plataformas y Tecnología de Comunicaciones Internas

Las empresas deben invertir en una estrategia integral de comunicación interna para superar estos desafíos. Existe una plétora de plataformas y tecnologías que pueden mejorar los flujos de comunicación interna. Las empresas suelen incorporar múltiples tecnologías para satisfacer las preferencias de sus empleados:

  • Señalización digital: Displays en espacios de oficinas o áreas comunes para compartir noticias de la empresa, anuncios y mensajes motivacionales.
  • Marketing de firma de correo electrónico (ESM): Utiliza firmas de correo electrónico estandarizadas y bien diseñadas para reforzar mensajes y promociones importantes.
  • Redes Sociales Empresariales (ESN): Plataformas similares a las redes sociales como Yammer para la comunicación interna, fomentar la colaboración y compartir actualizaciones.
  • Plataformas de comentarios: Herramientas para realizar encuestas y recopilar comentarios para comprender las necesidades y preocupaciones de los empleados.
  • Plataformas de gamificación: Incorpora elementos de juego como tablas de clasificación y recompensas en la comunicación para que el aprendizaje y el intercambio sean atractivos.
  • Mensajería instantánea (IM): Aplicaciones que ofrecen comunicación rápida, intercambio de archivos e integración con varias herramientas.
  • Equipos de Microsoft: Plataforma de colaboración de Microsoft, que combina chat, videoconferencias, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones.
  • Aplicaciones móviles: Aplicaciones desarrolladas por la empresa o por terceros para entregar actualizaciones, materiales de capacitación y encuestas de compromiso de los empleados a los teléfonos inteligentes.
  • Boletines de noticias: Correos electrónicos regulares o publicaciones de intranet que consolidan información importante, actualizaciones de la empresa y puntos destacados de los empleados.
  • Podcasts: Podcasts internos para actualizaciones, entrevistas, historias de éxito e información valiosa.
  • Portales/Intranets: Sitios web privados que funcionan como centros centralizados de información, documentos, políticas y noticias de la empresa.
  • Plataformas de Reconocimiento: Software para reconocer y recompensar los logros y contribuciones de los empleados.
  • Plataformas de intranets sociales: Combina intranets tradicionales con elementos de redes sociales para una comunicación interactiva.
  • Reuniones virtuales: Plataformas para seminarios web, ayuntamientos y debates interactivos.
  • Ayuntamientos Virtuales: Reuniones en línea que reúnen a líderes y empleados para actualizaciones y sesiones de preguntas y respuestas.
  • Webinars: Seminarios internos o sesiones de formación accesibles a los empleados dentro de la organización.

Recuerde que la selección de plataformas debe alinearse con las necesidades únicas de la empresa, la cultura y las preferencias de sus empleados. Un enfoque integrado que utilice una combinación de estas plataformas puede garantizar una comunicación interna eficaz, lo que lleva a una fuerza laboral más comprometida e informada.

En conclusión, una estrategia de comunicación interna efectiva es crucial para construir una fuerza laboral cohesionada, informada y motivada. Al abordar los problemas fundamentales y aprovechar los beneficios, las empresas pueden crear un lugar de trabajo próspero donde los empleados participen activamente, se fomente la colaboración y todos trabajen para lograr el éxito compartido de la empresa.

Douglas Karr

Douglas Karr es CMO de AbrirINSIGHTS y el fundador de la Martech Zone. Douglas ha ayudado a docenas de nuevas empresas exitosas de MarTech, ha colaborado en la diligencia debida de más de $5 mil millones en adquisiciones e inversiones de Martech y continúa ayudando a las empresas a implementar y automatizar sus estrategias de ventas y marketing. Douglas es un orador y experto en transformación digital y MarTech reconocido internacionalmente. Douglas también es autor de una guía para principiantes y de un libro sobre liderazgo empresarial.

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