Flujos de trabajo: mejores prácticas para automatizar el departamento de marketing actual

Flujo de Trabajo

En la era del marketing de contenidos, las campañas de PPC y las aplicaciones móviles, las herramientas anticuadas como el lápiz y el papel no tienen cabida en el panorama dinámico del marketing actual. Sin embargo, una y otra vez, los especialistas en marketing regresan a herramientas obsoletas para sus procesos vitales, dejando las campañas vulnerables a errores y falta de comunicación.

Poner en marcha flujos de trabajo automatizados es una de las formas más inteligentes de eliminar estas ineficiencias. Con mejores herramientas implementadas, los especialistas en marketing pueden identificar y automatizar sus tareas más repetitivas y engorrosas, minimizando el riesgo de errores y creando una red de seguridad para evitar que los documentos se pierdan en una bandeja de entrada. Al optimizar los flujos de trabajo, los especialistas en marketing recuperan horas en su semana para planificar y ejecutar campañas detalladas de manera más rápida y eficiente.

La automatización es un simple punto de partida para impulsar actividades comunes, desde revisiones de conceptos creativos hasta aprobaciones presupuestarias, en el futuro. Sin embargo, ninguna transformación está libre de desafíos. Estos son dos de los principales puntos débiles que encuentran las organizaciones al avanzar con la automatización del flujo de trabajo, y cómo los especialistas en marketing pueden sortearlos:

  • Educación: Adoptando con éxito tecnología de automatización del flujo de trabajo depende de contar con el apoyo de todo el departamento (u organización). La tecnología innovadora, y especialmente la automatización, ha suscitado preocupaciones sobre la seguridad laboral desde la revolución industrial. Esta ansiedad, que a menudo no proviene de la tecnología sino del simple miedo a lo desconocido, puede descarrilar la adopción incluso antes de que comience. Cuanto más los líderes de marketing eduquen a sus equipos sobre el valor de la automatización, más fácil será aliviar el estrés del cambio.Al inicio del proceso educativo, la automatización debe posicionarse como una herramienta que elimine los elementos indeseables de los trabajos de los especialistas en marketing. , no como una máquina que reemplazará al individuo. El papel de la automatización es eliminar las tareas menores, como largas cadenas de correo electrónico, a lo largo de un proceso de aprobación. Las demostraciones de roles específicos o las sesiones de entrenamiento son una forma de permitir que los empleados vean de primera mano cómo mejorará su día de trabajo. Cuantificar el tiempo y el esfuerzo que el personal ahorrará en tareas comunes, como revisar ediciones creativas o aprobaciones de contratos, brinda a los especialistas en marketing una comprensión mucho más tangible de cómo la tecnología afectará su día a día.

    Pero la educación no puede terminar con una reunión o capacitación de medio día. Permitir que los usuarios aprendan a su propio ritmo a través de sesiones de coaching individuales y recursos en línea permiten a los especialistas en marketing hacerse cargo del proceso de adopción. En ese sentido, los especialistas en marketing deben participar de cerca al desarrollar estos recursos. Si bien la decisión de volverse digital puede provenir de arriba hacia abajo y es probable que el departamento de TI sea el que desarrolle los flujos de trabajo, los especialistas en marketing finalmente conocerán mejor sus casos de uso y las necesidades del proyecto. La creación de materiales de aprendizaje adaptados a las actividades específicas del departamento de marketing en lugar de la jerga de TI les da a los usuarios finales una razón para invertir más en el esfuerzo de adopción.

  • Procesos definidos: La regla de “entrada de basura, salida de basura” se aplica totalmente a la automatización del flujo de trabajo. Automatizar un proceso manual roto o mal definido no solucionará el problema subyacente. Antes de que los flujos de trabajo se puedan digitalizar, los departamentos de marketing deben poder codificar sus procesos para garantizar que las tareas iniciales desencadenen las acciones secuenciales adecuadas. Si bien la mayoría de las empresas comprenden sus flujos de trabajo en términos generales, estos procesos suelen incluir una serie de pasos aparentemente pequeños que se dan por sentado y a menudo se olvidan durante la transición digital. Por ejemplo, los departamentos de marketing suelen buscar varias ediciones de una sola pieza de garantía antes pasando a la fase de impresión. Sin embargo, los pasos que se toman para cerrar la sesión y las partes involucradas en el proceso de edición pueden diferir mucho entre varios departamentos. Si los especialistas en marketing pueden codificar el proceso único para cada tarea, establecer un flujo de trabajo es un proceso simple.

    Automatizar cualquier proceso empresarial requiere una comprensión profunda de los pasos, las personas y el gobierno involucrados para evitar ambigüedades que pueden influir negativamente en el resultado final. A medida que la tecnología de flujo de trabajo se pone en acción, los especialistas en marketing deben ser críticos al examinar la efectividad de los procesos automatizados en comparación con sus contrapartes manuales. En el mejor de los casos, la automatización del flujo de trabajo es un esfuerzo iterativo que ayuda a los departamentos de marketing a mejorar constantemente.

Infinitas oportunidades

El establecimiento de flujos de trabajo automatizados podría ser el punto de partida de una transición digital más amplia dentro del lugar de trabajo. Los departamentos de marketing suelen ser rehenes de flujos de trabajo lentos e ineficientes, lo que deja menos tiempo para la planificación e implementación de campañas. La automatización, cuando se planifica e implementa a fondo con pleno conocimiento de los desafíos que pueden surgir, es un paso en la dirección correcta. Una vez que los flujos de trabajo están implementados y funcionando sin problemas, los especialistas en marketing pueden comenzar a disfrutar del aumento de la productividad y la colaboración que vienen con los flujos de trabajo automatizados definidos.

Diseñador de flujo de trabajo SpringCM

Diseñador de flujo de trabajo SpringCM proporciona una experiencia de usuario moderna para configurar flujos de trabajo para acciones realizadas en un archivo, carpeta o incluso desde sistemas externos como Salesforce. Automatice las tareas administrativas, inicie flujos de trabajo avanzados o etiquete documentos e informes. Por ejemplo, puede crear reglas para enrutar automáticamente un documento individual o un grupo de documentos relacionados a una carpeta específica. O defina etiquetas personalizadas con capacidad de búsqueda que se sincronizan con los sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) y se vinculan automáticamente a ciertos documentos para ayudar en el seguimiento y la generación de informes.

Plantilla de flujo de trabajo SpringCM

Reglas inteligentes le permiten realizar una automatización de procesos significativa con poca o ninguna codificación. Enrute automáticamente contratos o documentos a personas dentro o fuera de su equipo. Los flujos de trabajo avanzados son especialmente útiles durante la generación de contratos o documentos cuando puede utilizar datos predefinidos para reducir los errores humanos, automatizar la distribución para su aprobación y archivar versiones aprobadas con una mínima interacción del usuario.

La búsqueda precisa permite a los usuarios rastrear rápidamente un documento buscando metadatos como la fecha de inicio del contrato o el nombre del cliente. Puede definir cómo etiquetar documentos de acuerdo con sus necesidades comerciales específicas. Estas etiquetas se pueden sincronizar con los CRM para que los equipos de ventas sigan trabajando con los mismos datos de los clientes y se pueden aprovechar para realizar un seguimiento de los contratos que contienen cláusulas no estándar o negociadas.

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