RFP360: Tecnología emergente para aliviar el dolor de las RFP

RFP360

He dedicado toda mi carrera a ventas y marketing de software. Me he esforzado por atraer clientes potenciales, acelerar el ciclo de ventas y ganar acuerdos, lo que significa que he invertido cientos de horas de mi vida pensando, trabajando y respondiendo a las RFP, un mal necesario cuando se trata de ganar nuevos negocios. .

Las RFP siempre se han sentido como una persecución de papel sin fin: un proceso miserablemente lento que inevitablemente requería buscar respuestas de la administración de productos, ejecutar conflictos con la legalidad, solucionar problemas con TI y confirmar números con finanzas. Aquellos que están familiarizados lo saben, la lista continúa. Los profesionales de marketing, ventas y desarrollo empresarial pasan incontables horas examinando de forma ineficiente las respuestas anteriores a preguntas repetitivas, buscando respuestas a nuevas preguntas, verificando la información y buscando aprobaciones una y otra vez. El proceso es complejo, requiere mucho tiempo y supone una carga para los recursos de cualquier organización. 

A pesar de la rápida evolución de la tecnología, para muchas empresas, el proceso de RFP ha cambiado muy poco con respecto a mis experiencias al comienzo de mi carrera, hace más de una década. Los equipos de marketing todavía utilizan procesos manuales para elaborar propuestas, utilizando respuestas extraídas de cualquier número de fuentes que pueden residir en hojas de cálculo de Excel, documentos de Google compartidos e incluso archivos de correo electrónico.

Dicho esto, no solo deseamos desesperadamente que el proceso de RFP sea más eficiente, sino que la industria está empezando a exigirlo, que es donde el software emergente puede tener un impacto tremendo en el panorama de RFP.

Beneficios del software RFP

Más allá de hacer que la construcción de una RFP sea menos dolorosa; Establecer un proceso rápido y repetible para RFP puede tener un impacto directo en los ingresos. Aquí es donde interviene la tecnología RFP emergente.

El software RFP centraliza y cataloga preguntas y respuestas comunes en una biblioteca de contenido. La mayoría de estas soluciones están basadas en la nube y admiten la colaboración en tiempo real entre administradores de propuestas, expertos en la materia y aprobadores de nivel ejecutivo.

En particular, RFP360 permite a los usuarios rápidamente: 

  • Guarde, busque y reutilice contenido con una base de conocimientos personalizada
  • Trabajar con compañeros de trabajo en la misma versión de un solo documento
  • Asignar preguntas, realizar un seguimiento del progreso y automatizar recordatorios
  • Automatice las respuestas con IA que identifica preguntas y selecciona la respuesta correcta
  • Acceda a la base de conocimientos y trabaje en propuestas en Word, Excel y Chrome con complementos.

Respondedor de escritorio

Como resultado, los usuarios de un RFP360La solución de gestión de propuestas ha informado de que pudieron reducir drásticamente los tiempos de respuesta totales, aumentar la cantidad de solicitudes de propuestas que pueden completar y, al mismo tiempo, mejorar sus tasas generales de éxito.

Respondimos a un 85 por ciento más de solicitudes de propuestas este año que el año pasado, y aumentamos nuestra tasa de avance en un 9 por ciento.

Erica Clausen-Lee, directora de estrategia de InfoMart

Con respuestas más rápidas, tendrá más oportunidades generales para brindar respuestas consistentes, precisas y eficientes que tienen más probabilidades de ganar el negocio.

Aumente la consistencia de la RFP

Con la base de conocimientos de la plataforma, los usuarios pueden almacenar, organizar, buscar y reutilizar fácilmente el contenido de propuestas anteriores, lo que les da una ventaja en las respuestas a las RFP. Un centro centralizado para el contenido de la propuesta evita que su equipo reescriba las respuestas existentes, lo que le permite recopilar datos y conservar las mejores respuestas para su uso futuro.

Tenemos la seguridad de saber que nuestro conocimiento es seguro y consistente. No tenemos que preocuparnos de que perdamos la experiencia en PYME si alguien renuncia o se toma unas vacaciones. No pasamos horas buscando respuestas anteriores y tratando de averiguar quién está haciendo qué porque todas las preguntas y respuestas están ahí en RFP360.

Beverly Blakely Jones de National Geographic Learning | Estudio de caso de Cengage

Mejore la precisión de RFP 

Las respuestas incorrectas o desactualizadas pueden ser difíciles de captar, incluso para el miembro del equipo más experimentado. Cuando se combina con la fecha límite de entrega rápida que ocurre comúnmente en una RFP, el riesgo de proporcionar compuestos de información defectuosos. Desafortunadamente, la información inexacta también puede ser extremadamente costosa, ya que puede costarle el mismo negocio que pretende realizar. Una respuesta incorrecta a la RFP puede llevar a la exclusión de consideración, negociaciones prolongadas, demoras en la contratación o algo peor.

El software RFP basado en la nube aborda este problema al permitir que los equipos actualicen sus respuestas desde cualquier lugar en cualquier momento con la confianza de saber que el cambio se refleja en todo el sistema.

Por ejemplo, este tipo de funcionalidad es una gran herramienta para tener cuando un producto o servicio se somete a actualizaciones frecuentes que deben incluirse en una respuesta estándar. En muchos casos, frente a este tipo de cambio, los equipos deben recorrer un organigrama completo para garantizar que las actualizaciones se adopten institucionalmente y luego hacer un seguimiento con cada miembro para asegurarse de que se haya realizado a nivel individual y al mismo tiempo verificar cada propuesta antes de que fuera. Es agotador.

El software RFP basado en la nube gestiona estos cambios para todo el negocio y sirve como una cámara de compensación única para el contenido en evolución.

Mejore la eficiencia de RFP

El mayor beneficio del software RFP es la rapidez con la que se mejora la eficiencia; a su manera, el tiempo que lleva construir una RFP utilizando este tipo de tecnología es comparable a la diferencia entre conducir de costa a costa y volar. Muchas soluciones de software RFP, incluido RFP360, también están basadas en la nube, lo que permite una implementación rápida, lo que significa que los resultados son casi instantáneos.

Time to value (TtV) es la idea de que hay un reloj que rastrea cuánto tiempo le toma a un cliente desde el contrato firmado hasta el 'momento ah-ha' cuando comprenden completamente el valor y desbloquean el potencial del software. En el caso del software RFP, este momento suele ocurrir unas semanas después de la firma del contrato, cuando el usuario está trabajando con el equipo de experiencia del cliente en su primera RFP. Las respuestas estándar y la primera propuesta se cargan en el sistema, luego el momento ah-ha: el software reconoce las preguntas e inserta las respuestas correctas, completando en promedio alrededor del 60 al 70 por ciento de la RFP, en un momento. 

Descubrimos que la interfaz de RFP360 era la más intuitiva y fácil de poner en marcha. Ha habido una curva de aprendizaje mínima para nosotros y permitió que nuestro rendimiento aumentara casi de inmediato.

Emily Tippins, administradora de ventas de Swish Maintenance | Caso de estudio

La evolución del proceso RFP les da a los usuarios tiempo para concentrarse en iniciativas estratégicas de alto nivel. 

Definitivamente nos ha hecho más eficientes. RFP360 nos ha devuelto nuestro tiempo y nos ha permitido elegir realmente nuestros proyectos. Ya no estamos frenéticos. Podemos respirar profundamente, enfocarnos en ser estratégicos y asegurarnos de que estamos eligiendo los proyectos correctos y brindamos respuestas de calidad.

Brandon Fyffe, asociado de desarrollo comercial en CareHere

Imprescindibles de la tecnología RFP

  • Negocios más allá de las RFP - El software de respuesta no es solo para RFP, también puede administrar solicitudes de información (RFI), cuestionarios de seguridad y diligencia debida (DDQ), solicitudes de calificaciones (RFQ) y más. La tecnología se puede utilizar para cualquier tipo de pregunta estandarizada y formulario de respuesta con respuestas repetibles.
  • La mejor facilidad de uso y soporte de su clase - No todos los que trabajan en RFP son superusuarios. Las RFP requieren la participación de muchos departamentos y expertos en la materia con diferentes niveles de habilidad técnica. Elija una solución que sea fácil de usar e intuitiva con un excelente soporte al cliente.
  • Experiencia y estabilidad - Al igual que con cualquier proveedor de tecnología SaaS, puede esperar actualizaciones y mejoras periódicas de su tecnología RFP, pero asegúrese de que la empresa tenga la experiencia para ofrecer características realmente útiles en las que pueda confiar.
  • Recursos  - Cada solución RFP debe incluir un centro de contenido de búsqueda que permita a sus usuarios colaborar fácilmente y proporcionar actualizaciones a las respuestas que se les asignan. Busque una solución que aproveche la inteligencia artificial para hacer coincidir las preguntas comunes con sus respuestas.
  • Complementos e integraciones inteligentes - La tecnología RFP debería funcionar con los programas que utiliza. Busque complementos que le permitan utilizar su base de conocimientos mientras trabaja en su respuesta en programas como Word o Excel. El software también debe integrarse con aplicaciones clave de CRM y productividad para respaldar sin problemas sus procesos existentes de RFP.

Pierda menos tiempo y gane más RFP

Las RFP se tratan de ganar. Están diseñados para ayudar al comprador a decidir quién es el mejor, y cuanto más rápido pueda demostrar que su empresa cumple los requisitos, mejor. El software RFP acelera su proceso para que lo consideren más rápido, cierre más negocios y le brinde aún más oportunidades de ganar.

A medida que los equipos de marketing se vuelven aún más alineados y colaborativos con las operaciones de ingresos, la tecnología RFP se vuelve aún más crucial para el proceso. La demanda de respuestas rápidas a las RFP no va a desaparecer. Así que no espere hasta que no pueda soportarlo más para adoptar tecnología que le ahorre tiempo en sus RFP. Sus competidores ciertamente no lo harán.

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