Optimice su negocio con Google Apps

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Cualquiera que me conozca probablemente sepa que soy un gran fan de google Apps. También divulgación completa, SpinWeb es una Distribuidor autorizado de Google Apps, por lo que nuestro compromiso con el producto es bastante claro. Sin embargo, existen muchas buenas razones para entusiasmarse con Google Apps ... especialmente como pequeña empresa.

google Apps es realmente un reemplazo de Microsoft Office. Cuando le digo esto a la gente, a veces son muy escépticos, por eso hago un seminario sobre el tema para arrojar más luz sobre el tema. Una empresa que dé el salto a Google Apps habrá invertido en una infraestructura que incluye correo electrónico, calendario, administración de documentos, videoconferencia y administración de contactos que compite con Microsoft Exchange a una fracción del costo. Vamos a ver.

Correo electrónico de Google: poderosa alternativa a Exchange

El correo electrónico en google Apps es el Gmail que todos conocemos y amamos. Sin embargo, Google Apps le permite marcar su correo electrónico con el nombre de dominio de su empresa para asegurarse de que tenga una marca profesional. Nadie quiere utilizar el correo electrónico del consumidor para empresas, ¿verdad? Google Apps es Gmail para empresas e incluye algunas funciones adicionales como filtrado de spam personalizado y políticas de archivos adjuntos. También incluye herramientas de migración que facilitan la migración desde Exchange. Se puede acceder al correo electrónico a través de la web, un cliente de correo electrónico (como Outlook o Apple Mail) y un dispositivo móvil. La cuota predeterminada para cada usuario es de 25 GB, lo cual es muy generoso.

Además, el filtrado de spam y virus en el correo electrónico de Google es realmente el mejor de la industria. Rara vez veo falsos positivos y la mayoría de los correos electrónicos no deseados se detectan y filtran. Pasar a Google Apps realmente elimina la necesidad de soluciones de filtrado de terceros.

Calendario como los grandes

Las funciones de calendario en google Apps Son increíbles. Las organizaciones pueden programar reuniones con personas y recursos (como salas de conferencias, proyectores, etc.) con solo unos pocos clics. Los miembros del equipo también pueden ver los horarios de otros empleados y ver la información de disponibilidad con mucha facilidad. Esto facilita la programación de reuniones dentro de la organización. El recordatorio de la reunión se puede enviar por correo electrónico o mensaje de texto y cada usuario puede personalizarlo.

Una suite de oficina completa en la nube

Me entusiasma mucho la función Docs de Google Apps. La mayoría de las organizaciones utilizan Word, Excel y PowerPoint como software de oficina predeterminado. Esto significa instalar el software en todas las computadoras, así como apoyarlo y mantenerlo. Esto puede resultar caro. Todo esto puede desaparecer con Google Docs. Las organizaciones ahora pueden almacenar todos los documentos en un solo lugar y organizarlos de formas muy inteligentes.

Lo bueno de Google Docs es que elimina la frustración de "¿quién tiene la última versión de ese documento?" Con Google Docs, todos los documentos se crean directamente en el sistema y solo hay una copia de cada documento en todo momento. Los empleados pueden colaborar en documentos y realizar cambios, y se realiza un seguimiento de todas las revisiones para que siempre pueda volver a versiones anteriores y ver quién hizo qué.

Las organizaciones pueden colocar toda su biblioteca de documentos en Google Docs y no utilizar papel en un 100%, ya que puede cargar cualquier tipo de archivo. Se convertirá en un documento de Google editable o simplemente se almacenará en el servidor de archivos. Google Docs te ofrece un servidor de archivos, una unidad compartida y una suite ofimática, todo en uno, sin hardware ni software del que preocuparte.

Sea personal con el chat de Google

Otra buena característica de google Apps es la función de video chat. Cualquier empleado con una cámara web puede participar en una sesión de videoconferencia con otro usuario para facilitar la colaboración. La calidad es excelente e incluso puede realizar conferencias con otros usuarios de Google fuera de su empresa. No es tan elegante como algunas de las soluciones de videoconferencia empresarial, pero funciona muy bien y es una gran solución para la mayoría de los usuarios.

La fuerza laboral móvil

Todas las funciones en google Apps funcionan muy bien con dispositivos móviles. El calendario de mi iPhone se sincroniza perfectamente con mi calendario de Google y también puedo acceder a cualquier documento de mi teléfono. ¡Incluso puedo editar documentos desde mi teléfono! Lo que esto significa es que puedo llevar todos de los documentos de mi empresa conmigo dondequiera que vaya. Sí, es correcto: ahora se puede acceder a todos los documentos de mi empresa en mi teléfono. El correo electrónico también funciona a la perfección y facilita la comunicación en la carretera.

La seguridad de la nube

Uno de los mejores puntos de venta de Google Apps es el hecho de que no requiere inversión de hardware para funcionar. Todo está alojado en los centros de datos de Google y la interfaz está encriptada con SSL. Esto no solo ahorra mucho dinero, sino que hace que su organización sea mucho más flexible. Los empleados virtuales pueden unirse al sistema desde cualquier lugar, mudarse de oficinas se vuelve mucho más fácil y sus datos están mucho más seguros que en su oficina. Me gusta bromear diciendo que nuestra oficina podría incendiarse mañana y es posible que ni siquiera nos demos cuenta porque nuestros sistemas seguirían funcionando.

Una elección inteligente para las organizaciones

La versión empresarial de google Apps cuesta $ 50 por usuario al año y se puede configurar muy rápidamente. Activé cuentas y tuve a mis clientes en funcionamiento en unos días. Si está experimentando problemas de comunicación con su sistema actual, le gustaría dejar de usar papel, necesita colaborar mejor con los miembros del equipo o simplemente le gustaría comenzar ahorrar dinero en el software de su oficina, Le animo a que pruebe Google Apps.

Por favor avíseme si puedo ayudar. También me encantaría conocer sus experiencias con Google Apps, así que deje un comentario a continuación.

4 Comentarios

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    Amén. Dirigimos toda nuestra empresa (http://raidious.com) en Google Apps y no hemos tenido ningún problema: experiencia muy positiva. ¡Ojalá hicieran una herramienta de gestión de proyectos / flujo de trabajo y una herramienta CRM para acompañarla!

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    Recomiendo Google Apps para todos mis clientes, independientemente de su tamaño. También los configuré para varios de ellos, por lo que tendré que verificar el proceso de revendedor autorizado. Una de las cosas buenas que noté al hospedar con MediaTemple es que puedo administrar todas las configuraciones de DNS en el host. Mi registrador de dominios cobra por cualquier configuración avanzada de DNS, así que ahorré un par de dólares allí.

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    Diito! Abandoné Outlook el 1 de enero de 2010. Fue una decisión consciente y una decisión empresarial hacerlo. Hice todo lo posible en Google Apps y no me arrepiento en absoluto. Yo también animo a todos mis clientes a "GOOGLE"; tiene sentido de muchas maneras hacerlo.

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